Utilisez-tête du bureau et le type à qui la note provient, du destinataire et la date dans l'en-tête de la note.
Commencez le mémo avec un examen de toutes les heures de bureau au travail, y compris les changements réguliers, ainsi que le déjeuner et le temps de pause et les temps de congé payé pour Voyage de travail ou autre congé autorisé.
Distinguer clairement entre la politique et la pratique et quand, si jamais, il est acceptable de se plier aux règles.
Adopter une approche directe, mais non conflictuelle dans le mémo. Indiquer les domaines où l'employé se porte bien, avant de leur rappeler l'importance de garder une trace du temps.
Identifier les dates et heures précises lorsque l'employé n'a pas respecté le calendrier de bureau, soit par arriver en retard, partir plus tôt ou manquant une date limite du projet.
Remarque dans la note si l'employé a déjà reçu un avertissement verbal pour violation du temps et laisser règlements.
Afficher l'employé comment leur comportement affecte l'ensemble du lieu de travail, par exemple, comment être tardive se traduit par une perte de productivité chaque mois et, finalement, une perte de profits annuels.
Proposer à l'employé comment ils seront mieux en mesure de se positionner pour une promotion ou un bonus en adhérant au calendrier de bureau, et les avertir des conséquences si le comportement ne change pas.
Fermez le mémo en invitant l'employé à répondre par écrit ou lors d'une réunion en face-à-face.