Comment vérifier la conformité du contrat

les meilleures pratiques de gestion des contrats recommandent régulièrement des audits de conformité du contrat. Cependant, contrairement à des audits d'états financiers, qui ont généralement lieu chaque année, revues de contrats se produisent plus fréquemment. Par exemple, un calendrier de vérification pour les contrats d'ingénierie et de construction comprennent souvent des audits de paiement mensuel, ainsi qu'une vérification trimestrielle, semestrielle ou annuelle pour les projets plus longs. Entièrement procédures d'audit compréhension de conformité augmente les chances que vous allez attraper des erreurs qui, autrement, pourraient entraîner des dépenses et des dépassements de coûts inutiles.


Sommaire

  1. Établir Objectifs de la vérification

    • Si l'examen a lieu dans le cycle de vie du contrat permettra de déterminer les objectifs de vérification. Un audit de contrôle - qui a lieu tôt dans le cycle de vie du contrat - se concentre généralement sur l'évaluation des processus de l'entrepreneur et les contrôles internes. L'objectif est d'améliorer les communications et d'identifier et de rationaliser les processus à risque de dépenses excessives. Un audit de récupération - celle qui a lieu tous les mois ou avant le paiement final du contrat est due - cherche écarts de facturation, comme invalide, exagérée et charges dupliquer. Le but est d'éviter les erreurs de facturation et de recouvrer les paiements excédentaires.

    • Assemblez l'équipe de vérification




      • En décidant de la taille et la composition de l'équipe de vérification, regarder la taille et la complexité du contrat. Au minimum, les deux équipes d'audit contrôle et de recouvrement devraient inclure le gestionnaire du contrat, un représentant du service de la comptabilité et une tierce partie neutre. Toutefois, les contrats importants ou complexes peuvent exiger que les membres supplémentaires de l'équipe qui sont familiers avec la gestion des contrats et des procédures de vérification. Si l'audit révèle des activités frauduleuses, il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable ou de fraude légale enquêteur expérimenté.

      Procédures d'audit de contrôle








      • Un audit de contrôle porte principalement sur les procédures de facturation et de paiement et des contrôles préventifs. Procédures comprennent un examen approfondi du contrat et les deux entrepreneurs et les comptes créditeurs et facturation procédures de saisie de données de paiement. L'examen cherche des contrôles internes adéquats tels que la séparation des tâches, un système d'autorisation et de la sécurité de l'information. Les tests peuvent inclure la création, de la transformation et de payer une facture de l'échantillon, en introduisant souvent des erreurs intentionnelles pour voir si les contrôles existants sont efficaces.

      Procédures d'audit de récupération

      • Audits de récupération mensuelles concilier le dernier rapport d'emploi des coûts de l'entrepreneur pour les montants facturés au cours de la période actuelle. Comptes commencent par examiner le rapport emploi-coût et en le comparant à contracter facturation et de paiement. Basé sur la présence de drapeaux rouges, les auditeurs peuvent sélectionner et tester quelques ou plusieurs transactions d'échantillons pour différents types de coûts tels que le travail, les matériaux, les frais généraux et administratifs. essais de transaction sont généralement constitués de nouveaux calculs et la construction des pistes d'audit. Selon KPMG, un cabinet d'audit, de fiscalité et de conseil, les auditeurs cherchent des anomalies comme les heures supplémentaires importants, des reclassements de coûts, charges à payer de coûts, descriptions inhabituelles ou manquants coûts, importants ou inhabituels montants en dollars, les coûts engagés avant que le contrat a commencé et frais de bureau à domicile coûts.

      Créer un rapport de suivi

      • Suite à l'audit, l'équipe prépare et soumet un rapport final au propriétaire d'une entreprise et de l'entrepreneur, le plus souvent lors d'une réunion en face-à-face. Bien que les résultats déterminent la quantité d'informations le rapport contient, l'accent est mis sur l'identification, expliquer et fournir des recommandations pour rectifier des anomalies ou des procédures inefficaces. Comptes indiquent également les objectifs, ainsi que d'expliquer la revue de contrat et les procédures de test de vérification.

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