La création d'un système de gestion de documents

La plupart des bureaux sont inondés par la quantité de documents papier qui doivent être déposés, par télécopieur et copié tous les jours. Un système de gestion de documents est une option qui est disponible pour résoudre ce problème. Ce système utilise un logiciel informatique pour stocker, suivre et distribuer des images de documents papier et des documents électroniques. La création de ce système prend un certain temps, mais l'augmentation résultante de la productivité et de l'argent qui sera sauvegardé dans le long terme l'emportent largement sur les inconvénients initial.


Sommaire

  • Instructions
  • Conseils & avertissements
  • Choses que vous devez

    • Système de classement
    • Ordinateurs
    • Serveur



    • logiciel de gestion de documents

    Instructions

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      Concevez votre système de gestion de documents en décidant quels documents vous allez archiver, quels documents sont une priorité, et comment vous allez accéder aux documents.

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      Faites un budget. Basez votre budget sur le nombre de personnes travaillant dans votre bureau, la quantité de documents que vous avez à numériser et le nombre d'heures de main-d'œuvre que vous avez à consacrer à la création d'un système de gestion de documents. Laissez de la place dans votre budget pour y inclure également le coût du logiciel de gestion de documents.





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      Organiser tous vos fichiers papier. Séparez vos fichiers papier en sections qui sont facilement identifiés par vous et votre personnel. Pensez à la façon dont vous souhaitez que vos fichiers soient accessibles à partir de l'ordinateur et de les organiser en conséquence.

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      Numérisez vos fichiers dans votre système informatique. Ceci est la plus fastidieuse tâche et en fonction de la quantité de documents papier que vous avez, il peut finir par prendre beaucoup de temps pour terminer. Acheter un scanner de haute performance si vous avez beaucoup de documents à numériser et ont les mêmes employés font le balayage afin d'éviter toute confusion ou confusion. La plupart des scanners seront convertir vos documents en un fichier PDF qui est le standard de facto pour la distribution électronique de documents.

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      Achetez et mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents. Acheter le logiciel de gestion de document qui convient le mieux à vos besoins. Trouver le logiciel en faisant une recherche Google pour "logiciel de gestion de documents" se renseigner sur les différentes options disponibles. Vous pouvez soit avoir le logiciel installé directement sur votre serveur ou d'utiliser une solution basée sur le Web. Alfresco.com et eQuorum.com sont des exemples de sociétés qui offrent des logiciels de gestion de documents. La plupart des entreprises offrent également une formation et un soutien si et quand vous en avez besoin. Téléchargez l'ensemble de vos documents dans le logiciel pour un accès facile et de distribution pour votre équipe.

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      Placez tous les documents dans la bonne catégorie. Cela est essentiel pour que le système fonctionne efficacement et avec précision. Former tous vos employés sur la façon d'utiliser le nouveau système pour le stockage, l'archivage et la récupération de documents.

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      Sauvegardez tous vos fichiers régulièrement. Utilisez un service de sauvegarde qui stocke vos documents dans un, sécurisé, emplacement distant en toute sécurité. Assurez-vous qu'ils offrent sauvegarde automatique de tous vos fichiers sur une base régulière. Cela permettra d'assurer que si quelque chose devait arriver, les données dont vous avez besoin pour continuer à fonctionner votre entreprise est sécurisé. Certaines entreprises qui offrent des services de sauvegarde sont: mozy.com, carbonite.com et idrive.com.

    Conseils & Avertissements

    • Ne pas se débarrasser de vos documents papier jusqu'à ce que vous êtes sûr que vous avez plus d'aucune utilité pour eux.
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