Comment simplifier un processus d'achat

Identifier les faiblesses

• La première étape dans la rationalisation de votre processus d'approvisionnement est d'identifier pourquoi vous voulez le faire. Vous pourriez être dépassements. Vos employés pourraient être moins productifs parce qu'ils doivent attendre pour l'équipement dont ils ont besoin. Vos clients pourraient être malheureux parce que vous ne pouvez pas obtenir des matériaux assez rapidement pour remplir les commandes. Vos formulaires ou même l'absence de documents efficaces pourraient être à l'origine des goulets d'étranglement. Une fois que vous savez ce que vos problèmes sont d'achat, vous pouvez examiner votre processus pour voir ce qui pourrait être la cause du problème.

Centraliser ou de décentraliser

• Une façon de rationaliser votre processus d'achat centralise avec une seule personne ou d'un département. Au lieu d'avoir un membre du personnel aller à son chef de service, qui se dirige ensuite vers le chef de l'exploitation, qui se dirige ensuite vers le directeur des finances, permettent aux employés de soumettre des demandes directement à un agent de passation des marchés. Cela peut réduire le temps qu'il faut pour obtenir les achats approuvés parce qu'une personne est responsable de la timeline.

  Si vous avez déjà ce type de processus d'achat centralisé, cependant, cela pourrait être votre problème. Cela peut se produire lorsque l'agent d'achat est submergé de demandes qu'elle a à la recherche. Si tel est le cas, envisager d'avoir des chefs de département approuvent premiers achats, qu'ils soumettent ensuite au ministère des Finances. Pour tirer le meilleur parti de ce type de système, de créer un "due par" date pour tous vos formulaires afin d'assurer que tous les savoir impliqué quand un ordre est due et savent qu'ils seront tenus pour responsables.

Augmenter le pouvoir d'achat

• Une autre méthode pour rationaliser les achats est de donner plus d'employés le pouvoir de faire des achats. Cela peut conduire à des dépenses excessives si vous ne définissez pas de paramètres spécifiques, tels que les biens et services d'un employé en particulier peuvent acheter, un plafond sur le montant des achats qu'il peut faire et ce que les vendeurs peuvent utiliser il. Considérez permettant aux employés le pouvoir de faire des petits achats, surtout les réguliers qui sont habituellement approuvées, telles que les fournitures de bureau. Si vous pouvez contrôler l'entreprise l'utilisation des cartes de crédit par les employés individuels, émettre des cartes aux membres du personnel avec le pouvoir d'achat, leur permettant de faire en ligne, de brique et de mortier ou téléphone achats sans avoir à demander un achat chèque ou carte de crédit à partir du service de la comptabilité. Créer des politiques d'entreprise strictes pour l'utilisation compagnie de carte de crédit.

Pré-approuvez-vendeurs

• Si les membres du personnel doivent recherches et de confirmer les vendeurs à chaque fois qu'ils font un achat, créer une liste de fournisseurs agréés qu'ils peuvent utiliser. Cela permet de vous assurer que vous travaillez avec les fournisseurs que vous connaissez et pouvez créer l'achat de volume qui peut conduire à des remises des fournisseurs. Mettre en place un système d'acquisition avec des fournisseurs approuvés de sorte qu'ils ne doivent pas exécuter un rapport de crédit sur vous chaque fois qu'un employé effectue un achat. Donner aux vendeurs une liste des employés qui peuvent faire des achats, ou d'utiliser une société d'achat code que vous donnez pour sélectionner les employés. Un formulaire de demande de proposition ou d'un modèle que vos employés peuvent utiliser quand ils ont besoin pour obtenir des offres multiples sur un emploi permettra de rationaliser le processus en éliminant la nécessité pour les membres du personnel pour créer des documents de soumission.

Améliorer Achat Scheduling

• Si vous savez d'avance que vous avez besoin d'acheter des biens et des produits spécifiques, planifier ces achats pendant les périodes creuses dans votre entreprise, bien à l'avance. Cela peut aider à réduire les achats se perdre dans une mer de paperasse, ce qui nécessite des enquêtes de niveau de service et les demandes accélérées. Demandez à vos chefs de service soumettre des demandes d'achat trimestriels, y compris les dates de livraison, et d'avoir votre agent d'achat créer un calendrier pour faire des achats.