systèmes de contrôle de documents sont utilisés pour suivre et contrôler les révisions aux documents et peuvent être trouvés dans un large éventail d'applications, y compris les logiciels et le droit. La conception d'un système de contrôle des documents dépend du type de document en cours de manipulation et les fonctions de contrôle souhaités. Sélection d'une option de stockage et un type d'interface utilisateur sont également partie du processus de conception d'un système de contrôle des documents.
Déterminer le type de documents de votre système sera manutention. Ceci est un élément clé de la conception de votre système de contrôle de document. Allez-vous être le contrôle des documents de mot de processeur, les fichiers de code source de l'ordinateur, les fichiers HTML ou un autre type de fichier? Réfléchissez au type de documents que vous aurez besoin pour contrôler et si vous aurez besoin pour gérer plus d'un type de document. Par exemple, un système de contrôle de document juridique peut avoir besoin de traiter des documents Word, des fichiers PDF, les fichiers images, feuilles de calcul Excel et éventuellement d'autres types de documents.
Planifiez comment les utilisateurs vont accéder à votre système de contrôle des documents et quel type d'interface utilisateur est requise. Certains systèmes de contrôle des documents fonctionner comme des programmes autonomes avec leur propre interface utilisateur graphique, tandis que d'autres sont accessibles dans le cadre d'un autre programme, comme un add-on à la Parole. Vous voudrez peut-être d'avoir un système qui est accessible sur Internet via une interface de navigateur. Une fois que vous décidez sur un type d'interface utilisateur, vous pouvez mise en page les détails de la conception de l'interface. L'interface utilisateur peut inclure un écran de connexion afin que votre système peut identifier l'utilisateur qui a apporté des modifications à un document.
Sélectionner un système de stockage. Votre système de stockage pilotera la conception du logiciel qui contrôle le stockage réelle et la récupération de vos documents. Votre système de stockage pourrait être aussi simple que d'un disque dur local, ou aussi complexe que d'un système de stockage en nuage qui est accessible via Internet. Vous aurez besoin de planifier la capacité de stockage en fonction de votre type de document et le nombre de documents à contrôler.
Décider sur les fonctions de contrôle dont vous aurez besoin. La plupart des systèmes de contrôle des documents comprennent des fonctions de base comme la check-out, check-in, créez nouvelle révision et de comparer les versions. Plus de fonctions de contrôle avancées peuvent inclure l'identification d'un groupe de documents qui vont ensemble comme un ensemble (par exemple, une version particulière de construction pour les logiciels), nécessitant l'approbation pour le check-in, plusieurs niveaux d'autorisation, etc. Les fonctions internes devront également être pris en compte dans votre conception. Par exemple, votre système sera stocker de nouvelles révisions que des copies entières de la version révisée du document ou vous ne stocker le "deltas" (ou) des changements entre les versions et utiliser une version de base avec les deltas appliquées pour arriver à la version actuelle? Une fois que vous avez votre interface utilisateur et de contrôle des fonctionnalités conçues, vous êtes prêt à commencer la construction du système de contrôle des documents.