Parce que les formats d'enregistrement électroniques changent si rapidement et de formats de fichiers ne peuvent être ouverts par certains programmes, il ya eu une certaine réticence à se fonder sur des logiciels propriétaires d'archiver des documents électroniques. Bien que le format PDF a été inventé par Adobe, les spécifications pour la lecture et l'édition d'un document PDF sont disponibles pour les développeurs tiers et les utilisateurs ne pas avoir à compter sur Adobe pour ouvrir les documents. Pour cette raison, les archivistes ont commencé à compter sur le / Un format de fichier PDF pour l'archivage des documents électroniques.
Comprendre la différence entre un fichier PDF normal et PDF / A. Selon l'Organisation internationale de normalisation, PDF / A est un format de fichier basé sur PDF, qui "fournit un mécanisme pour représenter les documents électroniques d'une manière qui préserve leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour créer, stocker ou rendre les fichiers." Un fichier PDF / A est un PDF permanente qui est formaté de telle sorte qu'il peut être récupéré dans la même forme sur une longue période de temps.
Ouvrez le document PDF que vous souhaitez archiver dans Adobe Acrobat 8.0 ou supérieur ou un troisième éditeur de source du parti. Voir Ressources 1 pour une liste complète de création de logiciels PDF.
Passez en revue les éléments sont dans le fichier PDF. Pour un PDF d'être compatible avec le format PDF / A, il doit être à 100 pour cent en milieu confiné, ce qui signifie qu'aucun des éléments extérieurs sont nécessaires pour que le document soit affiché. Polices, les images, les graphiques et les couleurs doivent être intégrées dans le document. Dans Adobe Distiller, cliquez sur Paramètres en haut de la barre de menu et sélectionnez Modifier les paramètres PDF. Ici, vous aurez la possibilité d'incorporer des polices et images couleur. éléments vidéo et audio ne peuvent pas être inclus dans le PDF / A.
métadonnées d'entrée dans le document de sorte qu'il sera consultable. PDF métadonnées comprend des mots clés, la version de PDF utilisé et le nom du programme qui a créé le document PDF. Pour entrer les métadonnées dans Adobe Acrobat, cliquez sur Advanced dans la barre d'outils supérieure. Dans le menu déroulant cliquez sur Document métadonnées.
Enregistrez le document à une archive. Une archive peut être un serveur externe sécurisé, disque dur ou un DVD d'or. Les médias que vous décidez de stocker votre archivage PDF dépendra de ce qui est le plus sûr dans votre bureau ou le ménage.