La copie d'un comptable d'un fichier QuickBooks permet à une entreprise d'envoyer le fichier à leur comptable pour être travaillé pendant qu'ils sont encore en utilisant le fichier QuickBooks. Parfois, il est nécessaire de convertir la copie des comptables à un fichier de la société lorsque le fichier de la société a été corrompu et ou détruits. Le processus est pas compliqué, mais il exige une attention aux détails.
Fixez la copie de la dernière comptable de votre fichier. Cela peut être fait soit par l'utilisation d'un lecteur flash ou un CD, ou dans les versions de QuickBooks 2008 et plus tard, la copie de l'expert-comptable peut être téléchargées vers un serveur Intuit, où il peut être récupéré par le comptable plus tard.
Soyez conscient des répercussions de la conversion. Conversion de la copie d'un comptable à un fichier de compagnie régulière signifie en écrasant le fichier précédent. Si il ya eu un laps de temps entre la création de la copie de l'expert-comptable et toutes les transactions ont été inscrits dans le fichier, ces transactions seraient perdues lorsque le fichier est écrasé. Si il ya eu des transactions récentes, puis cliquez sur le bouton Fichier sur la barre de menu du haut, faites défiler le menu de copie de l'expert-comptable, et cliquez sur Supprimer les restrictions. Ensuite, créez la copie d'un nouveau comptable.
Ouvrez la copie du comptable dans QuickBooks que vous souhaitez convertir. Cela vaut tant pour le fichier de copie avec le (.qba) l'extension et les fichiers de transfert à partir de lecteurs flash ou CD-ROM (.qbx).
Cliquez sur le bouton Fichier sur la barre de menu du haut et cliquez sur le bouton Utilitaires. Lorsque le menu Utilitaires ouvre, choisissez Copier du comptable de bouton Convertir des fichiers de l'entreprise.
Nommez le nouveau fichier QuickBooks. Après avoir choisi le bouton Convertir, une fenêtre apparaîtra et demander ce que vous souhaitez nommer le fichier. Normalement, vous gardez le même nom et appuyez simplement sur Enregistrer. Celle-ci écrase le fichier précédent. Vous avez la possibilité de re-nommer le fichier si vous souhaitez conserver le fichier précédent intact. Cette opération est déconseillée car elle peut conduire à la confusion et entrer accidentellement nouvelles transactions dans l'ancien fichier. Assurez-vous que l'extension sur le fichier est .qbw.
Cette fenêtre va également demander où vous souhaitez enregistrer le nouveau fichier. Il est recommandé par le programme QuickBooks ne pas enregistrer le fichier sur le disque dur, mais à un réseau ou un disque dur séparé.