Organisation de vos documents ne sera pas seulement de garder vos fichiers importants à portée de main mais aussi les protéger si elles sont correctement stockées. Personne ne aime le sentiment de brouillage à travers leurs documents, papier jetant autour parce qu'ils ne peuvent pas trouver cette déclaration de la banque importante. Une fois que vous organiser et classer vos documents, trouver vos fichiers importants deviendra plus facile.
Avant de commencer, notez que le nombre de dossiers de fichiers, classeurs et intercalaires à onglets vous avez besoin dépendra de combien de catégories de noms distincts que vous avez créé. Il est préférable d'acheter ces fournitures après que vous avez créé vos catégories de classement afin que vous sachiez exactement combien de dossiers vous aurez besoin.
Désigner un espace de plancher ou une grande table où vous pourrez faire des tas de tous vos documents. L'organisation de vos documents est un processus et donc vous aurez envie de désigner une zone où vous pouvez faire des tas de vos documents de sorte que si vous ne terminez pas, vous ne devez pas les tracas de mettre toutes les piles ensemble et ensuite de les séparer à nouveau lorsque vous revenez à eux. Selon la quantité de documents que vous avez ce qui pourrait vous prendre un week-end, ou mieux encore, de passer au moins 10 à 30 minutes par jour pour organiser et classer vos documents.
Organisez vos documents en tas séparés en catégories de noms. Par exemple, les factures d'eau dans un des états de pieux et de banque dans un autre (pieux séparés pour chaque banque).
Une fois que vous avez mis tous vos documents dans des piles séparées prendre un morceau de papier et de faire une liste des différentes catégories de noms (sociétés ou noms de document) que vous avez créés. Par exemple: Bank of America, le projet de loi de l'eau, prêt de voiture, State Farm Insurance, AAA, les prêts aux étudiants, etc. Alphabétiser cette liste. Si tous vos documents sont stockés dans une armoire de classement par ordre alphabétique, il sera plus facile pour vous de trouver vos documents. Pour mieux garder trace de ce types de catégories de classement vous avez garder une liste propre alphabétique de toutes vos catégories de dépôt distincts. Vous pouvez placer cette liste dans votre classeur comme un cadre de référence.
Maintenant, vous allez écrire chacun de vos noms de catégorie sur l'onglet du dossier de fichiers ou sur un document distinct avec des onglets qui vous séparent et ensuite insérer dans l'onglet de dossier suspendu.
Mettez tous vos dossiers de fichiers dans le classeur dans l'ordre alphabétique. Maintenant, vous pouvez commencer limant vos documents pieux. Comme vous produisez les documents dans leurs dossiers appropriés organiser les documents dans l'ordre chronologique avec le plus récent sur le dessus. Vérifiez avec les lois fédérales et d'état quand il vient à découvrir combien de temps vous devez garder certains documents importants. Certains documents, comme les contributions de l'IRA, doivent être maintenus en permanence. Vérifiez les ressources ci-dessous pour plus d'informations. Ne pas oublier que une armoire ignifuge permettra de sauvegarder vos documents importants en cas d'incendie ou de cambriolage (si vous verrouillez votre armoire).
Idéalement, on devrait avoir un back-up de documents importants ou si vous voulez juste pour avoir les documents de l'année à portée de main (par exemple, à des fins fiscales), alors il est recommandé que vous faites liants où vous pourrez déposer une copie de vos documents. Selon la quantité de documents que vous avez, vous pouvez séparer vos documents en catégories telles que des documents bancaires, les factures et les investissements. Ne pas oublier d'étiqueter vos intercalaires à onglets de sorte que tout dans votre classeur peut être facilement accessible. Mettre une liste des catégories d'onglets que vous avez dans le début de votre classeur vous aidera à mieux atteindre visualiser les documents que vous trouverez dans votre classeur.