Numérisation et envoi d'un document personnel ou d'entreprise comme une pièce jointe est peut économiser du temps et de l'argent puisque vous ne devez pas vous inquiéter à propos de l'impression ou de frais postaux. Bien choisir le bon format de fichier est important, le processus est pas difficile, et les procédures de numérisation sont généralement les mêmes si vous utilisez un scanner autonome ou une imprimante multifonction. La même chose est vraie pour la fixation d'un document numérisé à un courrier électronique, que les procédures de fixation sont généralement les mêmes dans la plupart des programmes de courrier électronique.
Choisissez un type de fichierLa plupart des scanners vous permettent de choisir entre un PDF et JPEG. Le fichier PDF est le meilleur choix pour la numérisation de documents contenant des textes ou des graphiques vectoriels qui incluent des points, des lignes, des formes et des courbes. Utiliser ce format vous permet également de combiner des documents avec plus d'une page dans un seul fichier. Le format de fichier JPEG est un bon choix pour les photographies, car il vous permet de compresser des données d'image et de réduire la taille d'un fichier de grande taille.
Numériser le documentNettoyez la vitre du scanner avec un chiffon doux et propre. Placez le document face vers le bas sur la vitre du scanner. Aligner l'aide de marqueurs de lignes directrices le long du périmètre de la vitre, puis abaissez le capot. Sélectionner "balayage" dans le menu de l'imprimante, sélectionnez l'ordinateur que vous souhaitez numériser le document, sélectionnez le type de fichier et lancer l'analyse. Comme une autre méthode, ouvrez le logiciel que vous avez installé lors de l'installation et de numériser le document à partir de votre ordinateur.
Enregistrer et renommer le fichier numériséLorsque l'analyse est terminée, l'Explorateur Windows ou Mes documents ouvriront automatiquement. L'analyse que vous venez de terminer sera le dernier sur la liste. Ouvrir et examiner le document pour vous assurer qu'il scannée correctement, puis cliquez sur le "Sauvegarder" bouton. Renommez le fichier à partir de son nom actuel, comme Scan0001.jpg, à quelque chose de plus descriptif, tel que "Société Liste téléphonique," et enregistrez le fichier à un emplacement idéal.
Fixez le document à un e-mailIl ya deux façons d'attacher un document à un e-mail. Dans la première méthode, droite, cliquez sur le nom du fichier à partir de son emplacement actuel. Dans le menu pop-up qui apparaît, sélectionnez "envoyer à" et puis "mail du destinataire." Une nouvelle fenêtre de message ouvrira avec le document en pièce jointe. Une deuxième méthode consiste à ouvrir votre programme de messagerie et de composer un nouveau message. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez le "Pièce jointe" bouton le long de la partie supérieure de la fenêtre de message. Accédez à l'emplacement où vous enregistrez le fichier de document, sélectionnez-le et cliquez sur "insérer." Le fichier sera attacher sans autre action de votre part, et vous pouvez alors envoyer le courriel.