Accumulez toutes les feuilles de temps et des informations nécessaires salaire pour la prochaine paie. Assurer que toutes les heures des feuilles de temps et les dates sont calculés avec précision. La feuille de temps doit être signé par l'employé et / ou son gestionnaire / superviseur. Pour les salariés, assurer que tous les salaires codées sont toujours présents dans le système. Si toutes les données de traitement de paie hebdomadaires, bihebdomadaires et semi-mensuels, séparées à payer en fonction des dates de paie respectifs - ne les confondez pas.
Vérifiez ajustements soumis à des prestations et à des fins fiscales. Exemples: 401k,,, plans médicaux dentaires cafétéria, soins à charge, les allocations de voiture, frais, vacances, congés de maladie et de personnel, et les augmentations ou diminutions des exonérations fiscales. Gardez un œil sur les pensions alimentaires pour enfants et de saisie-arrêt des déductions ainsi. Ces changements doivent être entrés avant ou pendant l'exécution de la feuille de paie, ou les changements ne seront pas enregistrer.
Cherchez les changements d'adresse soumis par l'employé, ainsi que les ajustements de rémunération (rétro payants) soumises par les superviseurs et les gestionnaires. Retros doivent être calculées avant l'ouverture de la masse salariale avec le montant à payer déjà documentée. Calculer retros en cochant la date effective (une date antérieure dehors de la période de paie) de l'ajustement des salaires et en multipliant le nombre de jours par la différence de rémunération.
Consultez la partie appropriée à propos des erreurs ou des questions de sorte que le réglage est effectué dans la masse salariale actuelle au lieu d'après la masse salariale est fermé notables. Ceci est très important, car cela peut éviter les contrôles de la miction et la réémission, et trimestriellement (941) et annuelle (W2) les questions fiscales. Surtout, ce qui réduit le risque de devenir des employés mécontents sur un chèque de paie erronée.
Ne pas attendre jusqu'à ce qu'il est temps de lancer une masse salariale d'effectuer une vérification du système. Un logiciel peut mal fonctionner et il n'y a rien de pire qu'un système de paie défectueux pendant la période de paie de crise. Éliminer ce en parcourant les différents domaines du logiciel pour vous assurer qu'il est fonctionnel. Si la masse salariale est manuel, veiller à ce que tous les documents est soigneusement organisé et à portée de main pendant le cycle de paie.