Commencez par documenter qui vous parliez avec. Inclure des informations détaillées au sujet de cette personne. Il pourrait être un client, client potentiel ou un client de retour. Le rapport d'appel doit inclure le nom de la personne, le titre de l'emploi, société, informations de contact et d'autres caractéristiques qui le définissent. Un exemple caractéristique est peut-être que cette personne est en place pour une promotion qui lui donnerait plus de pouvoir au sein de la société.
Inclure dans le rapport si vous avez parlé avec quelqu'un d'autre pendant l'appel ou visite. Vous avez peut-être parlé avec un réceptionniste ou un assistant, ou quelqu'un d'autre de la société pourrait avoir siégé dans l'appel de vente. Assurez-vous d'inclure des informations pertinentes au sujet de la troisième partie, comme si elle a la capacité de prendre une décision quant à savoir si l'entreprise achète de vous.
Notez le but de l'appel, et si elle était en personne ou au téléphone. Vous avez peut-être essayé de faire une vente, d'obtenir des informations ou tout simplement rattraper un client existant. Précisant l'objectif de l'appel est important parce que vous et votre superviseur devrez analyser si oui ou non l'appel a abouti.
Donnez votre opinion sur le succès de l'appel au rapport d'appel. Le succès est généralement déterminée par le résultat. Par exemple, si le résultat final est une vente, l'appel a le plus de chances de succès. Cependant, le succès est pas toujours noir ou blanc. Vous avez peut-être essayé de faire un contact avec un nouveau client potentiel. Par conséquent, si vous étiez en mesure de parler avec cette personne, l'appel a abouti indépendamment de savoir si ou non une vente a été fermé.
Inclure toute autre information que vous croyez était pertinent dans le rapport d'appel. L'aspect et la convivialité du bureau ou de l'humeur de la personne que vous parliez avec pouvaient tous être potentiellement pertinents pour le résultat final de l'appel ou visite. En outre, ces informations peuvent dicter la façon dont vous vous approchez contact avec cette personne dans l'avenir. Par exemple, si un client potentiel semblait agacé par votre approche de vente, votre superviseur peut suggérer que un autre vendeur dans votre bureau avec une autre tentative d'approche de vente contact avec cette personne en particulier dans l'avenir.