Avoir un manuel des politiques et procédures en ligne permet à tout salarié de voir les politiques et les procédures à tout moment sans avoir à se soucier des mises à jour récentes. Le Compay évite l'impression de plusieurs copies papier que nécessaire pour les différents départements. La première étape consiste à écrire le manuel de la politique et de la procédure et la prochaine est de créer un compte gratuit avec Google Docs, une interface Web qui permet à un membre de télécharger des documents et de les partager avec les autres. Ensuite, téléchargez le document et définir les niveaux d'autorisation de ceux capables de visualiser le document.
Ouvrez un nouveau document dans votre logiciel de traitement de texte. Décrire brièvement ce contenu doivent être inclus dans le manuel de la politique et de la procédure. Vous pouvez briser le manuel par département, puis par la tâche dans chaque département. Assurez-vous d'inclure des informations de contact pour les membres clés du personnel en charge de chaque département. Format et relire le document. Enregistrez votre travail.
Connectez-vous sur Internet et visiter google.docs.com. Créez un compte en utilisant une adresse de messagerie désigné avec un mot de passe contenant des lettres et des chiffres. Vérifiez votre email pour l'email de confirmation de Google avec des informations sur votre nouveau compte et cliquez sur le lien de confirmation dans l'e-mail pour terminer le processus de compte.
Connectez-vous sur votre compte nouvellement créé. Cliquer sur "Télécharger le document" près des choix de menu sur la gauche. Une nouvelle fenêtre apparaît avec deux sections en elle. La barre de gauche montre votre bureau ou les fichiers sur votre disque dur, en fonction de la façon dont vous avez mis en place. Utilisez les flèches sur le haut de la fenêtre pour naviguer à l'endroit où vous avez enregistré le manuel des politiques et de la procédure. Cliquez sur le fichier de la politique et de la procédure manuelle pour le faire apparaître dans le "Nom du fichier" boîte. Cliquez "Ouvrir." Google docs vous montrer une barre d'état lorsque le téléchargement est terminé.
Cliquer sur "Retour à gérer des documents." Cliquez sur la case à cocher vide à côté du Manuel des politiques et de la procédure nouvellement téléchargé.
Cliquer sur "Partager le document" dans la barre d'outils au-dessus du manuel. Cela va ouvrir une autre petite boîte où vous pouvez entrer les adresses e-mail de ceux qui vous voulez avoir l'autorisation d'afficher ou de modifier le document. À moins que votre superviseur vous a dit différemment, choisissez "Vue" pour le moment. Lorsque vous cliquez sur "Inviter," il enverra un nouveau courriel à tous ceux que vous avez énuméré les laisser savent qu'il ya un nouveau document qu'ils peuvent voir. Vous avez maintenant un manuel complet de la politique et de la procédure en ligne.