Un système pour organiser et stocker des recettes commerciales est vital pour un certain nombre de raisons. Bonne organisation améliore les contrôles financiers, simplifie la préparation de l'impôt sur le revenu et rencontre l'Internal Revenue Service "charge de la preuve" obligation pour les entrées de déclaration d'impôt et de déductions. En règle générale, le plan sur les recettes de maintien moment de décider tant lesquels des reçus pour garder et combien de temps les garder, suivez IRS archivage des lignes directrices et de garder une quittance qui prend en charge un élément de revenu ou une déduction d'impôt aussi longtemps que vous gardez le déclaration d'impôt associé, qui est le plus souvent trois à sept ans.
Manuel vs Digital StorageIl n'y a aucune obligation IRS pour organiser les pièces justificatives autres que de les garder accessibles en tout temps pour inspection. Bien que vous puissiez stocker reçus en utilisant un système de classement manuel, les recettes ont tendance à disparaître au fil du temps. Pour cette raison, un système numérique de stockage - et un bon plan de sauvegarde - dans lequel vous numérisez ou de prendre une photo d'un reçu papier ou de transférer un accusé de réception e-mail à son dossier approprié pour le stockage, pourrait être un meilleur choix.
Organisation de fichiersGardez et stocker les chèques annulés, les reçus de caisse, les bordereaux de cartes de crédit, factures, relevés de compte et les bordereaux de petite caisse. Une bonne façon d'organiser les recettes est par année et le type de dépense. Créer un fichier maître en utilisant l'année comme le label du fichier. Dans le fichier maître, créez, étiquette et organiser les dossiers par ordre alphabétique selon le type de dépense. Les exemples incluent les dépenses telles que les fournitures de bureau, l'équipement, l'entretien du véhicule, les frais de voyage et de divertissement, et la petite caisse.