Passez en revue les articles de fournitures de bureau qui sont essentiels à l'exécution de l'entreprise. Créer une feuille de calcul à la liste des articles tels que des stylos, des différents types de papier, marqueurs, crayons, encre d'imprimante, agrafeuses et agrafes, trombones, les dossiers de fichiers, des fournitures d'expédition, des enveloppes et du ruban adhésif. Assurez-vous d'inclure des éléments qui sont spécifiques à votre entreprise en particulier. Par exemple, si vous fournissez la sauvegarde des données ou de traiter avec les médias de stockage, vous aurez besoin de CD ou de DVD et d'autres fournitures et d'équipements spécialisés.
Examiner le coût des articles et obtenir un total de quantité mensuelle pour chaque article. Documenter les calculs sur la feuille de calcul. Ajouter tous les numéros individuels pour chaque article ainsi que pour le total du budget mensuel. Puis, multiplier le total mensuel par 12 pour obtenir le montant du budget annuel de fournitures de bureau. Ajouter 10 pour cent supplémentaires pour l'expansion.
Des recherches sur les divers fournisseurs de fournitures de bureau pour trouver le plus des prix rentables. Créer une feuille de calcul distincte de comparer les données de différents fournisseurs pour les articles que vous utilisez régulièrement pour faire des affaires. Fournisseurs indépendants seront souvent fournir des citations pour que vous considériez. Calculez les estimations des fournisseurs pour le coût approximatif moyenne mensuelle. Inclure ces données, plus de 10 pour cent sur la feuille de calcul.
Comparer les estimations des montants totaux des fournisseurs à votre estimation actuelle et originale. Créez une copie de la feuille de calcul de l'estimation initiale de l'étape 1 à utiliser en considérant les changements de prix. Utilisez la nouvelle feuille de calcul comme modèle pour votre budget actuel. Ajuster le prix des objets trouvés moins cher chez différents fournisseurs. Notez le vendeur, le prix et la date sur la feuille de calcul pour le suivi futur. Considérez chaque élément de la liste et d'éliminer ceux qui ne sont pas absolument nécessaires.
Évaluer et réviser le budget sur une base mensuelle. Essayez d'utiliser un outil budgétaire tel que celui proposé par Microsoft pour gérer les finances de fournitures de bureau. Développer un système de surveillance du budget de fournitures de bureau de manière cohérente. Ajuster régulièrement et examiner les prix et fournir utilisation. Réglez le budget en fonction de nouvelles découvertes et de l'assiette à chaque fois que possible. Si les dépassements se produit, prendre des mesures pour trouver des réductions dans d'autres façons en prenant avantage des ventes et d'autres offres des fournisseurs.