La chose la plus importante à retenir lorsque vous rédigez un communiqué de presse est de faire le point. En raison des restrictions d'espace, un éditeur va couper tous, mais les deux premiers ou (si vous êtes chanceux) trois paragraphes de votre soumission. Avec cela à l'esprit, commencer avec une brève description de votre organisation et ce qu'elle ne (qui devrait être implicite dans son titre). État ce que vous faites, où et quand (et pourquoi, si elle est pas évident) et comment les gens peuvent participer ou de contribuer. Si elle est une bonne histoire ou faire vous pourriez être contacté pour une entrevue et la photographie, mais ne vous attendez pas que.
Demandez les dates limites de soumission pour vos journaux locaux, les stations de radio, chaînes de télévision et d'autres médias. Souvent, ce sont au moins une semaine avant l'événement, peut-être plus si elle est hebdomadaire ou bi-hebdomadaire. Il n'a pas d'importance à quel point l'événement est- si vous manquez la date limite de publication, votre histoire ne sera pas inclus. De nombreuses publications ont maintenant des sites Web, mais même ceux qui sont mis à jour sur une base régulière, qui ne sera probablement pas être modifié sur le nom de votre organisation.
Organiser l'information la plus élémentaire quelqu'un a besoin de savoir à propos de votre événement et l'organisation. Cela signifie que le "5 Ws et H."
Qui: Nom de l'organisation et de l'événement et une personne de contact pour plus d'informations. (Si la personne de contact du support est différente de la personne de contact avec le public, déclarer que.)
Quoi: Type d'événement (dîner aux enchères, concert) et une brève description.
Quand: Le bon ordre est temps, jour et date (et lieu). Temps est écrit "10 heures" pas 10 heures ou 10h00 Le jour de la semaine ne soit pas abrégé. Mois sont abrégés sauf pour Mars, Avril, Mai, Juin et Juillet.
Où: L'emplacement de l'événement avec une adresse de rue (y compris la ville) et les directions si nécessaire. Écrivez les chiffres de un à neuf et utiliser des chiffres pour 10 et plus.
Pourquoi: Une brève description de la raison pour laquelle l'événement a lieu. Une fois de plus, être aussi bref que possible.
Combien: Tarifs d'entrée, y compris où et quand et à qui pour acheter des billets. Liste des groupes d'âge le cas échéant. Si elle est libre, dire exactement ça ne disent pas "gratuit et ouvert au grand public."
Écrivez votre communiqué de presse. Consultez votre AP Stylebook vous assurer que votre communiqué de presse est écrit dans le style AP. Les révisions moins le journal doivent faire pour se conformer à l'article son style, la meilleure chance vous avez d'obtenir votre article publié.
Inclure une photo de personnes impliquées dans l'événement ou d'un événement passé. Il peut ou peut ne pas être inclus, mais une photo ne obtenir l'attention des gens, y compris l'éditeur de.
Ont alors deux autres personnes relire. Ne vous fiez pas seulement sur vérification orthographique ou de grammaire les fonctionnalités de votre ordinateur. Typos et erreurs grammaticales reflètent mal sur votre organisation et une heure, la date, le lieu ou billet mauvais prix peuvent être un cauchemar.
Distribuez votre communiqué de presse par tous les moyens la sortie de l'information nécessite comme le courrier électronique (dans le format souhaité, en particulier les photos), par courrier ou en personne. Ensuite, être disponible pour les questions, soit par téléphone cellulaire ou par courriel, ou les deux.