Les comptes de messagerie alimentés par l'offre de Microsoft Exchange Server avantages comme l'accès au Web, l'audit de sécurité et une connectivité mobile, mais certaines fonctionnalités d'Exchange - par exemple, les politiques de suppression automatique - permettent aux administrateurs de serveur et les politiques qu'ils mettent de contrôler si l'e-mail de certains utilisateurs restent actif dans le compte. Une exportation d'une boîte aux lettres Exchange pour le format PST de Microsoft Outlook permettra de préserver un instantané d'un compte d'une manière non concernées par la politique de serveur, une manière utile de conserver des comptes pour les anciens utilisateurs ou pour protéger contre la perte de données lors de la découverte juridique.