Confirmer ce que le lecteur veut le rapport doit couvrir et comment le lecteur utilisera les informations contenues dans le rapport. Cela est essentiel. Discutez spécifiquement quelles questions il faut répondre, quelles questions il faut répondre et quels conseils il est censé donner. Demandez si vous êtes de fournir des recommandations ou si le rapport doit contenir seulement des faits, pas des opinions.
Décrire le contenu du rapport avant de commencer vos recherches pour aider à guider le processus de recherche. Le contenu incluent habituellement une version de ces sections: une discussion du problème, comment il a été traité dans le passé, les résultats des procédures et des méthodes utilisées, les conclusions tirées des résultats et des recommandations pour les actions futures.
Mener les recherches nécessaires. En fonction de votre sujet et les attentes de vos lecteurs, ce qui peut impliquer la simple lecture de quelques-uns fond documents- il peut également impliquer l'élaboration des questionnaires, des entrevues détaillées avec des gens partout dans le monde et en utilisant l'Internet pour trouver des ressources.
Organiser l'information, une fois que vous avez recueilli suffisamment, en se déplaçant d'informations générales sur le sujet à l'information plus spécifique. Utilisation de rubriques et sous-rubriques claires tout au long va vous aider à faire cela de manière efficace. Si chaque section de votre rapport complet est plusieurs pages de long, commencer chaque section sur une nouvelle page.
Suivez les directives de mise en forme de la rédaction de rapports standard. Par exemple, gardez vos marges de page large pour permettre à votre lecteur de prendre des notes sur le rapport lors de la lecture. Aussi, le texte en gras des points importants de sorte que l'information la plus importante est facile à trouver. Utilisez graphiques, simples et clairs si vous déclarez des informations complexes, faire en sorte que chaque graphique communique une seule idée. Fournir une table des matières énumérant tous les titres et intertitres si votre rapport complet est de plus de 10 pages.
Partager le rapport rédige avec votre lecteur, si possible, pour aider à assurer que vous fournissez exactement ce qui est nécessaire.
Écrire le résumé du rapport, résumé et la lettre de transmission (si nécessaire) dernière. Bien que ceux-ci sont les premières pièces d'un rapport, ils sont plus facilement écrites après le rapport est terminé.