Assurez-vous que votre version de QuickBooks est en cours - 2008 ou plus tard. En 2008, QuickBooks fait une partie très mal compris du logiciel plus facile à utiliser: la piste d'audit. Chaque entrée dans QuickBooks est enregistrée de façon indélébile sur cette piste. Si une facture est modifié, supprimé ou modifié de quelque façon, la piste d'audit capture l'identité de l'utilisateur qui a changé, l'heure et le jour le changement est survenu, et ce qui a changé.
Générer le rapport Audit Trail - assurez-vous de le faire lorsque vous avez beaucoup de temps parce que ce rapport prend beaucoup de temps pour générer, même pour quelques jours de transactions. Cliquez sur le "Rapports" onglet sur la barre de menu supérieure. Faites défiler jusqu'à la "Les rapports du comptable" onglet, et vous verrez "Audit Trail" en tant que l'une des options. Cliquez dessus et appliquer les dates auxquelles vous souhaitez vérifier.
Dans QuickBooks, vous ne pouvez pas créer ou imprimer une facture sans l'enregistrer, ce qui permet d'économiser à la piste d'audit. Si il ya un nombre régulier des factures étant supprimés ou modifiés, vous êtes plus que probable que l'expérience de la fraude. Parfois, un fraudeur vous faire signer la facture $ 3200 pour le paiement lorsque le montant est réellement $ 3,000- l'autre $ 200 seront volés et tous les rapprochements correspondra.
Demandez à vos relevés bancaires et chèques annulés prêts à faire quelques recherches. Exportez vos chèques rapport a trouvé au "Rapports," "Bancaire" et "Contrôles" dans Excel, et de chercher des chèques de montants identiques duplication. Souvent, un fraudeur émettra deux chèques pour le même montant pour le même fournisseur et l'envoyer à la fois, puis un jour plus tard, appeler le fournisseur pour retourner le chèque supplémentaire dont il sera alors "laver" et utiliser pour lui-même.
Regardez dans le rapport sur les contrôles et la piste d'audit pour les contrôles qui ont été créés puis supprimés ou modifiés d'une certaine façon. Les chèques annulés révélera quelle banque et, la plupart du temps, qui les a encaissés. Si l'un de vos fournisseurs et vos employés utilisent la même banque, garder un oeil supplémentaire sur cette possibilité qui se passe.
Encore une fois, la piste d'audit ne peut pas être altéré, mais dans les anciennes versions de QuickBooks il ne peut pas être allumé. Donc, assurez-vous qu'il fonctionne. Si il ya eu une modification à une transaction, l'entrée originale sera sur le fond avec les modifications ultérieures au-dessus. Il comprendra le jour, l'heure et l'utilisateur qui a fait le changement.