Comment créer un calendrier compagnie de vacances

Vous voulez que vos employés de profiter de temps de vacances à leur discrétion, mais il est de votre devoir de vous assurer que vous avez des employés dans tous les départements long de l'année afin activité normale peut continuer. La seule façon de coordonner les vacances des employés est de créer un calendrier maître de vacances. Vous pouvez utiliser une variété de logiciels en ligne ou sur votre ordinateur pour comparer les horaires et gérer correctement employé le temps des vacances. Vous pouvez également conserver un calendrier de papier si vous préférez cette méthode.

Sommaire

Choses que vous devez

Calendrier électronique

Papier calendrier

Conseils & avertissements

Choses que vous devez

programme de Calendrier

Calendrier modèle

Calendrier électronique
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Accédez au logiciel de calendrier choisi sur votre ordinateur ou sur Internet. Plusieurs programmes sont disponibles pour la création d'un calendrier électronique y compris les programmes de traitement de texte, logiciel de calendrier ou programmes en ligne.
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Sélectionnez l'option d'ajouter un nouveau calendrier, et d'ajouter un nom pour le calendrier maître de vacances de l'entreprise. Enregistrez-le sur votre disque dur ou à l'endroit désiré sur votre réseau ou Internet basé sur la sélection de logiciels. Bloquer les jours ou les semaines que les employés ne peuvent pas prendre des vacances ou informer les gestionnaires de cette option.

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Créer des profils pour votre logiciel choisi qui déterminent les privilèges et les options les gens ont. Par exemple, vous et votre sauvegarde besoin de droits d'administrateur au niveau mondial pour faire tous les changements, mais les gestionnaires ne peuvent avoir besoin d'ajouter des événements avec début et de fin que vous approuvez tard. Ajouter les utilisateurs et leurs noms d'utilisateur au programme et joindre le bon profil pour eux. Laissez les gestionnaires créent leurs mots de passe individuels, ou ajouter un générique qu'ils peuvent changer. Enfin, pour rendre le calendrier accessible à tous les employés, créer un profil et mot de passe avec des options de visualisation seulement que tout employé peut utiliser. Si vous avez un grand nombre d'employés, vous pouvez créer plusieurs utilisateurs et mots de passe qui ont des options d'affichage génériques.
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Faire un modèle électronique que les employés peuvent utiliser pour demander des temps de vacances de leurs gestionnaires. Ajouter une place pour l'approbation de leur gestionnaire. Vous pouvez faire ce modèle à partir d'un programme de traitement texte ou de tableur. Faire ce modèle à tous les gestionnaires à donner à leurs employés quand ils ont besoin de demander des vacances.
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Exiger les chefs de service à approuver les demandes de vacances faites par les employés. Avez tapez le gestionnaire des demandes vacances dans le calendrier électronique, mais ont les transmettre une copie de la demande de congé approuvée à vous. Certaines entreprises exigent que les gestionnaires de transmettre ces demandes comme elles viennent, tandis que d'autres peuvent nécessiter demande de vacances mises à jour du calendrier sur un jour précis de la semaine. Examiner et approuver les vacances ajoutés comme nécessaire.
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Imprimez une copie du calendrier maître de vacances sur une base régulière et l'afficher dans le salon de l'employé, la cuisine ou la rupture chambre.
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Gardez une trace de toutes les demandes de vacances pour assurer que les employés ont le temps sur les livres pour des vacances. Imprimez les demandes de vacances agréés et conserver une copie dans leurs dossiers personnels. Transmettre une copie électronique de la demande de vacances à la paie pour leurs dossiers.

Papier Calendrier

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Télécharger un calendrier gratuitement à partir d'Internet ou de sélectionner un modèle de calendrier à partir de votre logiciel choisi. Imprimez une copie de ce calendrier. Vous pouvez également obtenir vierges modèles de calendrier de magasins de fournitures de bureau, si nécessaire. Diffusez le calendrier dans un endroit central, comme la cuisine du bureau, salle de repos ou dans la salle du courrier.
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Bloquer toutes les semaines où les employés ne peuvent pas prendre des vacances. Vous pouvez griser ces domaines ou de mettre un grand X sur les jours les employés ne sont pas autorisés à décoller.
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Obliger les employés à rédiger leurs demandes de temps d'arrêt et les transmettre à leur manager pour approbation. Une fois que le gestionnaire approuve, la demande est transmise à vous. Ensuite, vérifiez le calendrier pour assurer que tous les domaines de votre entreprise ont le nombre nécessaire d'employés avant que vous approuvez la demande de congés.
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Ajouter les vacances approuvés à l'agenda de l'entreprise, au besoin. Forward approuvé vacances demandes à la paie et garder une copie pour le dossier personnel de l'employé.

Conseils & Avertissements

Avant d'établir un calendrier de vacances de l'entreprise de revoir la politique de l'entreprise et de section de la procédure pour les vacances. Si vous ne l'avez pas, vous aurez besoin pour créer la politique et de la façon de faire pour les procédures de demande de vacances en suivant les procédures choisies pour les calendriers électroniques ou papier.
Assurez-vous que la politique comprend des informations qui indique les demandes sont soumises à l'approbation du gestionnaire et le temps disponible de vacances. Pour clarifier tous les problèmes avec la politique, vous pouvez inclure la langue qui délimite un premier arrivé, premier servi pour l'équité, mais indiquer quand plusieurs employés appliquent des jours de congé au cours de la même période dans le même temps, les vacances sont accordées par ancienneté.
Inclure le formulaire de demande de congé de temps dans la section des procédures du manuel de l'employé. Distribuez des copies mises à jour pour inclure dans le manuel si nécessaire.

Passez en revue votre politique et les procédures afin d'assurer leur conformité avec les lois fédérales et d'état. Alors que les entreprises ne sont pas tenus de donner des vacances des employés, quand ils le font, ils doivent se conformer aux lois fédérales et étatiques dans l'administration du programme.
Inclure un tableau vacances de la comptabilité d'exercice dans les politiques afin que les employés comprennent combien vacances, ils ont droit à leurs années de service.

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