Examinez chacun des principaux processus dans votre entreprise: production, gestion des stocks, les comptes débiteurs, comptes créditeurs, de rapprochement bancaire et tout autre processus où il pourrait être possible de perpétrer une fraude par le vol ou le recel. Mettre des noms ou des titres d'emploi sur chaque partie du processus que l'individu est responsable. Si vous n'êtes pas sûr de savoir comment un processus fonctionne, passer du temps "Sur le terrain" et de regarder le processus ou de poser des questions aux responsables.
Évaluer chaque étape de chaque processus aux faiblesses du contrôle qui permettraient une occasion de voler actifs de l'entreprise. Concentrer sur les domaines où un seul individu a à la fois la garde des actifs et à la comptabilité pour eux. Par exemple, si un employé a le contrôle sur la caisse enregistreuse et est responsable de la conciliation à la fin de la nuit aussi, le salarié a la possibilité de voler de l'argent et de le cacher en falsifiant la réconciliation. Un autre exemple est d'avoir un seul employé responsable de l'ouverture du courrier entrant et étant également responsable de l'enregistrement des comptes-chèques qui arrivent à recevoir par la poste.
Modifier les procédures pour les domaines où vous avez évalués faiblesse des contrôles internes. Séparer la fonction de garde de la fonction de reporting la mesure du possible. Alors que vous ne pouvez pas avoir suffisamment d'employés pour avoir différentes personnes font chaque travail, des fonctions alternatives parmi les employés que vous avez à séparer les fonctions incompatibles mesure du possible.
Documenter les nouvelles procédures à fond et familiariser les employés avec eux. Solliciter des commentaires des employés quant à la façon efficace les nouvelles procédures sont. Il est important de faire en sorte que les procédures de sens d'une entreprise et le point de vue opérationnel, et pas seulement en tant que témoin. Ajuster les procédures en fonction des réactions, mais toujours garder à l'esprit le but de les contrôles.
Mettre en œuvre une politique de vacances obligatoire, si vous ne l'avez pas déjà fait. La majorité des problèmes-vol chronique dans les entreprises sont autorisés à continuer parce que personne d'autre ne jamais exécute les fonctions du voleur. Lorsque les employés voleurs sont obligés de prendre des vacances et quelqu'un d'autre remplit pour eux, ils ne peuvent pas garder dissimuler le crime. Cette politique peut empêcher le vol ainsi que de découvrir si elle ne se produit.