Insérez le disque d'installation du programme de messagerie Microsoft Outlook dans chacun des lecteurs de CD dans votre réseau de bureau. Suivez les instructions de l'assistant d'installation qui apparaîtra sur l'écran de l'ordinateur pour installer le programme Outlook. Ouvrez le programme Outlook sur l'un des ordinateurs, une fois le processus d'installation est terminée.
Cliquez sur le "Outils" bouton situé sur la barre d'outils en haut de la fenêtre du programme. Choisir la "Paramètres du compte" option dans le menu déroulant qui apparaît. Attendez une nouvelle fenêtre pop up, puis cliquez sur le "Nouveau" bouton.
Cliquez sur le bouton radio marqué comme "Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP." Cliquez sur le "Suivant" bouton. Tapez le nom que vous voulez montrer avec le compte de messagerie de l'ordinateur dans la zone de texte correspondante. Entrez l'adresse email de l'ordinateur dans la zone de texte suivant, puis le mot de passe que vous souhaitez utiliser. Cliquer sur "Suivant." Saisissez l'adresse des serveurs de courrier entrant et sortant de votre entreprise dans les zones de texte correspondantes, puis cliquez sur "Suivant." Cliquez sur le "Finition" bouton.
Répétez le processus d'installation sur tous les autres ordinateurs de votre réseau de bureau. Cliquez sur le "Fichier" bouton dans le programme Microsoft Outlook sur l'un des ordinateurs. Choisir la "Nouveau" option, puis cliquez sur "Nouvelle liste de distribution." Tapez le nom de la liste de distribution dans le "Nom" domaine, comme "Département IT," "Help Desk" ou "Reps de service à la clientèle."
Cliquez sur le "Ajouter un nouveau" bouton, puis tapez l'adresse e-mail de la première personne à être ajouté à la liste de distribution. Répétez le processus avec chacune des différentes adresses e-mail qui doivent être ajoutés à la liste, telles que les adresses de chacun des gestionnaires dans une liste de distribution nommés "Gestion." Cliquez sur le "Sauvegarder" bouton une fois que vous avez toutes les adresses e-mail ajoutées. Cliquer sur "Envoyer," et entrez alors dans les adresses e-mail de chaque personne que vous voulez avoir accès à la liste de distribution. Cliquer sur "Envoyer" nouveau d'envoyer la liste de distribution à toutes les adresses e-mail.
Cliquez sur le "Calendrier" bouton sur le côté inférieur gauche du programme. Localiser une heure et la date où il y aura une réunion de bureau. Cliquez sur l'heure, puis entrez dans le nom de la réunion dans la "Nom" domaine. Tapez un message que vous voulez aller de pair avec l'élément de calendrier dans la zone de texte au bas de la fenêtre. Cliquer sur "Inviter des participants," et entrez alors dans les adresses e-mail pour les personnes qui ont besoin d'assister à la réunion. Cliquez sur le "Récurrent" bouton si la réunion se fera en même temps sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Cliquer sur "Envoyer" pour marquer la réunion sur les perspectives les calendriers de ces personnes.