Parce que Microsoft Outlook intègre votre email, calendrier et contacts, l'envoi d'une demande de réunion peut être une tâche assez simple. Il suffit d'entrer les noms des personnes que vous souhaitez inviter, le temps et le lieu, et appuyant sur le bouton Envoyer obtiendra le travail fait. Cependant, Microsoft a emballé un lot de fonctionnalités supplémentaires dans cette tâche, ce qui peut améliorer votre demande de réunion, surtout si votre bureau utilise Microsoft Exchange.
Étape 1:Lancez Outlook et cliquez sur le Calendrier icone au bas du menu de gauche. Dans l'onglet Calendrier d'accueil, cliquez sur le Nouvelle réunion icône. Pour créer une nouvelle réunion où que vous soyez dans Outlook, vous pouvez également appuyer Ctrl-Shift-Q.
Étape 2:Entrez les détails de réunion dans les champs appropriés. Placez votre curseur dans le Sujet champ et tapez un nom pour la réunion. Sélectionnez le Emplacement champ et saisissez une adresse, bâtiment ou une pièce. Cliquez dans la Heure de début et Fin tim" les champs et spécifiez les heures de début et de fin de la réunion. Alternativement, sélectionnez le Toute La Journée case à cocher pour des événements qui durent 24 heures, de minuit à minuit des dates spécifiées. Sélectionnez le Message champ situé au bas de la boîte de dialogue si vous avez besoin de taper un message approprié pour les invités.
Si votre bureau utilise Microsoft Exchange, vous pouvez également avoir une Chambres l'option, de sorte que vous pouvez voir si une salle spécifique est disponible et le réserver pour votre réunion.
Etape 3:Pour entrer les noms des personnes que vous souhaitez inviter, sélectionnez le À domaine. Si quelqu'un est pas déjà dans vos contacts Outlook, vous pouvez simplement entrer leurs adresses e-mail. Pour ouvrir votre carnet d'adresses, cliquez sur le Réunion onglet, sélectionnez Participants et cliquez sur Carnet D'Adresses.
Le menu participants vous donne également la possibilité d'annuler une réunion prévue et spécifier les options de réponse pour les bénéficiaires, qui comprend donnant destinataires la possibilité de proposer un autre moment de la réunion.
Etape 4:Cliquez sur le Calendrier icone juste en dessous de l'icône de la réunion sous l'onglet Accueil si vous voulez vérifier que la réunion convient à votre horaire. Les calendriers des destinataires peuvent également apparaître si vous êtes sur le même réseau d'échange et si vous avez la permission de voir leurs calendriers.
Si vous êtes un utilisateur Exchange, cliquez sur Assistant Planification pour trouver le meilleur moment et au lieu de répondre sur la base des horaires des destinataires et la disponibilité des chambres.
Etape 5:Cliquez sur le Options icône sous l'onglet Réunion pour sélectionner comment vous voulez le temps de réunion à apparaître sur votre calendrier. Les options supplémentaires ici vous permettent également de définir un rappel de réunion et de spécifier si la réunion seront récurrentes ou non, comme pour la mise en réunions hebdomadaires ou mensuelles.
Etape 6:Cliquez sur le Examen onglet pour vérifier l'orthographe et la grammaire dans votre demande de réunion. Notez que les options supplémentaires ici vous donnent la capacité de traduire la demande dans d'autres langues, ainsi que de vérifier les fuseaux horaires et même d'accéder à un thésaurus.