Tracez une présentation de vos nouveaux bureaux dans le nouvel espace que vous avez choisi. Comptez toutes les pièces et les meubles qui doivent être inclus dans chaque chambre. La présentation doit montrer chaque chambre du nouveau bureau, y compris les espaces cuisine et de salle. Bien que le mobilier de bureau doit être aspiré dans toutes les chambres, cela ne doit pas être le lieu définitif pour les éléments de mobilier à parcourir. Ce dessin ne doit pas être à l'échelle, mais devrait donner une idée générale de ce que le nouvel espace de bureau va ressembler. Étiqueter chaque bureau avec le nom de la personne qui sera en elle et étiqueter tous les espaces de l'armoire avec les noms de vos employés. Imprimer des copies du dessin et de les distribuer à tous les employés.
Avoir un regard de procuration sur tous les contrats de location et locataires avant de les finaliser. Assurez-vous que vous comprenez les termes du bail et que le locataire fournit un service équitable. Comparer les prix des autres bureaux comparables espaces dans la zone pour déterminer si oui ou non vous payez un prix de marché équitable pour votre loyer. Une fois que vous êtes satisfait de la location, de signer et de le finaliser. Cela devrait être fait au moins un mois avant le déménagement.
Rencontre avec vos employés pour discuter de la mise en page des nouveaux bureaux. Découvrez si ils sont heureux avec les nouvelles dispositions ou si des changements doivent être apportés. Discuter des détails tels que cuisine et salle de bains, des espaces de bureaux personnels et des salles de réunion. Travailler ensemble pour veiller à ce que les besoins de chacun sont respectées. Demandez aux employés des questions telles que, "Est-ce que l'aménagement des bureaux répondre à vos besoins?" et "Vous sentez-vous à l'aise que vous serez en mesure de travailler efficacement dans cette nouvelle mise en page?" Soyez flexible sur l'agencement des cabines et des équipements de bureau, tels que les photocopieurs et les ordinateurs. Vos employés peuvent être en mesure de vous donner des renseignements très utiles sur l'efficacité des domaines de travail communs. Attribuer des bureaux individuels pour les employés qui sont dans la gestion basée sur les espaces de bureau qu'ils ont déjà. Ces espaces doivent être non-négociable.
Avertissez les compagnies de téléphone, électriques et de l'eau de votre déménagement prévu et prendre des dispositions pour les services dans les nouveaux bureaux. Demandez si votre entreprise peut conserver son numéro de téléphone pour éviter les complications. Les services publics doivent être informés de votre déménagement au moins deux semaines à l'avance. Les informer en appelant le département de service de chaque service d'utilité et de demander à parler à un représentant. Faites-leur savoir quand les services aux anciens bureaux doivent être éteints et lorsque les services aux nouveaux bureaux devraient être allumés. Si vous faites des changements à la façon dont vous allez payer vos factures, vous devriez le faire à ce point ainsi.
Nettoyez tous les objets inutiles dans votre bureau actuel en vérifiant autour des bureaux pour tout équipement qui est out-of-date ou n'a pas été utilisé dans au moins un an, comme un projecteur de diapositives ou d'un magnétoscope. classeurs de purge de fichiers que vous ne voulez et se débarrasser de tout le mobilier qui est cassé ou ne se déplace pas au nouveau bureau. Ce sont des éléments qui peuvent probablement être éjectés. Demander aux travailleurs prennent tous leurs objets personnels maison pour être déplacé dans le nouveau bureau au moment opportun.
Préparer une annonce de mouvement pour tous vos clients. Inclure des informations telles que la date du déménagement et de l'emplacement du nouveau bureau. Vous devez également inclure une petite carte avec les indications pour le nouveau bureau. Envoyez ces messages par courrier au moins deux semaines avant le déménagement.
Louez une entreprise de déménagement qui sera responsable pour déplacer tous les meubles de bureau et de matériel à votre nouvel espace au moins un mois avant le déménagement. Le jour avant le déménagement, la boîte de tous les fichiers, les livres et autres articles divers de sorte que votre bureau est préparé pour les déménageurs.