Le travail d'un planificateur de réunion peut être intimidant étant donné le nombre de détails impliqués dans la planification et la mise en scène d'une conférence de haut-parleurs, mais si vous aimez le défi de multitâche et sont connus pour être un maître dans les détails de jonglerie, vous serez bien préparé pour le emploi.
Commencez à planifier votre conférence de haut-parleurs au moins un an à l'avance, plus si les gens que vous l'intention de figurer comme conférenciers invités sont très médiatisées des hommes et des femmes dont les calendriers remplir ans à l'avance. Créer une liste de vérification du master qui détaille chaque tâche qui doit être accompli pour amener orateurs à la conférence et le matériel, l'équipement et les dispositions qui doivent être obtenus pour mettre en scène l'événement.
Réservez une salle de conférence dans un endroit facile à la portée qui est idéalement situé à proximité des aéroports, les transports publics, les hôtels, restaurants et autres commodités comme membres du personnel à ces sites sont formés pour traiter conférence foules 24/7. Demandez à votre avocat de rédiger un contrat de parler standard, de sorte que vous avez un accord juridiquement contraignant avec chaque haut-parleur à se manifester et à participer à l'événement.
Travaillez sur votre agenda de la conférence afin orateurs sont prévus à dessein. Attribuer haut-parleurs les plus dynamiques pour gérer les principaux et finaux fentes pour que les participants sont excités par les remarques de la première et inspirés par les paroles de la dernière. Informer les haut-parleurs de vos délais et les convaincre de l'importance de laisser le temps de répondre aux questions.
Commander des fournitures, des tables d'enregistrement, des dispositions pour la location d'équipement, la signalisation, les insignes et un système de réception / de trésorerie de carte de crédit pour ceux qui ne l'ont pas acheté des billets à l'avance. Envoyer un calendrier confirmant à la conférence orateurs plusieurs mois à l'avance de la date pour permettre aux participants beaucoup de temps à faire des plans de transport. Vérifiez responsabilités, par exemple, les remboursements de billets d'avion, logement prevu de votre organisation ou des limites de dépenses per diem, et assurez-vous haut-parleurs reçoivent une liste des événements sociaux auxquels ils sont invités dans le cadre de leur visite.
Concevoir un plan de sauvegarde couvrant possibilités catastrophiques: la mort ou la blessure d'un haut-parleur ou d'un changement de lieu de dernière minute. Attribuer des bénévoles pour agir comme hôte et réserve la limousine de chaque haut-parleur ou des services de taxi pour piloter les enceintes autour si le transport ne fait pas partie des responsabilités de l'hôte. Tâches de dernière minute complètes comme commander des collations et des cas de l'eau pour les enceintes.
Muster votre endurance pour les derniers jours préconférence - si des aides audiovisuelles vont aller manquant, chambre d'hôtel confusions sont de se produire et les avions sont retardés, ce qui tend à être le moment où les choses deviennent hors de contrôle. Gardez vos esprits au sujet de vous et compter sur votre liste de maître. Une fois que vous avez écrit postconference notes de remerciement aux haut-parleurs, faites-vous une faveur et prendre des vacances. Tu l'as mérité.