Malgré toutes les nouvelles technologies sont maintenant disponibles dans le monde du travail, l'une des façons les plus simples et les moins chers pour amener les gens dans des endroits différents ensemble pour une réunion reste de la conférence téléphonique. Si vous êtes appelé à mener une conférence téléphonique, il ya quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que l'appel est un succès.
Assurez-vous que la date et l'heure de la conférence téléphonique est clair pour toutes les parties. Appelez ou envoyez un courriel l'information aux participants. Suivi avec un rappel le jour avant l'appel. Organisation est la clé pour mener une conférence téléphonique avec succès. L'organisation commence avec le leader avant le début de l'appel.
Ecrire un programme et de le distribuer à toutes les parties par courrier, e-mail ou courrier interne. Il aidera les participants à la conférence téléphonique seront préparés. Il donne également un aperçu du leader à suivre lors de l'appel.
Arrangez-vous pour faire l'appel à partir d'un bureau tranquille. Fermez la porte du bureau. Éteignez l'appel en attente et les systèmes de radiomessagerie pendant l'appel. Ne pas manger ou boire. Ne tapez pas, ce qui peut faire du bruit. Prenez des notes de crayon et du papier. Évitez papier froissé.
Identifiez-vous à l'ouverture. Demandez à chaque participant se présenter. Écrivez le nom de chaque participant afin que vous puissiez répondre participants par leur nom lorsque vous voulez leur parler. Rappelez-vous les participants ne peuvent pas voir l'autre, et ils ne peuvent pas vous voir.
Restez fidèle à votre ordre du jour écrit. Régner dans les conversations qui commencent à aller sur des tangentes. Si un problème survient qui doit être considéré, de donner aux participants des informations de contact liées pour le suivi plus tard. Planifier la question pour une conférence téléphonique plus tard.
Posez des questions précises et de diriger la question à une personne par son nom. Ne pas poser des questions ouvertes, telles que, "Des commentaires?"
Ne laissez pas plus d'une personne à parler à la fois. Deux personnes qui parlent à la fois est trop confus pour les autres auditeurs. Il est également courtoisie d'avoir une seule personne parle à la fois. En outre, certains téléphones haut-parleur sera coupé si deux personnes parlent à la fois.
Enveloppez les choses brièvement, récapituler ce qui a été discuté. Donnez vos informations de contact en cas participants ont des questions ou des commentaires suivi.