Désigner une personne pour tenir la responsabilité de l'entretien et de back-up. Cette personne devrait être chargé d'examiner et d'entrer des dates clés du calendrier avant la distribution.
Entrez les dates et les échéances finales. Les dates définitives sont peut-être la raison la plus importante pour créer et maintenir un calendrier maître communal. Ces dates doivent se démarquer et d'être entré en gras, de couleur ou de tous les bouchons.
Travailler avec des professionnels et du personnel de soutien afin de déterminer les dates gratteuses avant échéance. Cela dépend de l'activité et de l'organisation. Par exemple, vous pouvez fournir un rappel une semaine avant une réunion importante des budgets. Cependant, un happy hour de groupe ne peut exiger un rappel une heure avant l'événement. Vous voudrez aussi de construire dans le temps pour Voyage si l'événement est pas au bureau immédiat.
Déterminer un processus pour informer les utilisateurs des changements. Cela peut être un processus formel ou informel. Cependant, il doit être clairement indiqué dans les procédures. Vous aurez également besoin de fournir un moyen de confirmer le changement. Cela pourrait être un bref courriel avec une demande de confirmation à l'ensemble du personnel ou de participants à la réunion.
Fournir une option pour inclure les dates de suivi. Dates de suivi sont les dates qui viennent à la suite d'une autre réunion. Autrement dit, ils sont attachés à une réunion d'origine. Un exemple serait un AR (action requise) pour le financement pour terminer avant la prochaine réunion. Être capable de fixer les dates de suivi pour la réunion d'origine est un bon moyen d'automatiser le processus et apporter plus d'efficacité à la prochaine réunion ou un événement.
Imprimer le calendrier de maître à la fois sur une base quotidienne et hebdomadaire et à distribuer. Cette option est facultative en fonction de l'organisation.
Placez le calendrier dans un emplacement central. Cela peut être en ligne, dans un fichier partagé ou sur un babillard partagé.