Contactez sites potentiels, l'envoi d'une demande de propositions, ou DP, document qui décrit vos besoins. Soyez aussi précis que possible, indiquant le nombre de participants, pièces nécessaires, les totaux de fréquentation pour les repas et les activités récréatives, et les besoins d'équipement, tels que des projecteurs, tableaux blancs ou d'une connexion Internet dormir. Si votre organisateur ne dispose pas d'un nombre approximatif de participants avant de contacter lieux, interroger les membres de votre conseil d'administration avant d'envoyer votre demande de propositions. Après vous affiner vos finalistes des sites, discuter des détails, tels que les menus, matériel audiovisuel, des options de parcours de golf et d'autres éléments spécifiques à un lieu. Faites votre choix final et préparer le contrat.