Les employés qui paient pour dépenses d'entreprise approuvées à partir de leurs propres fonds peuvent généralement s'attendre à un remboursement de leurs employeurs. Pour faciliter un tel remboursement et garantissent que les coûts sont comptabilisés de façon précise dans le grand livre de l'entreprise, les employés sont tenus de soumettre un rapport détaillé de toutes ces dépenses out-of-pocket.
Si votre entreprise fournit un modèle de rapport de dépenses, y accéder et suivre ses indications.
Si non, de recueillir vos reçus ensemble, et placez-les dans l'ordre chronologique. Aussi la liste de toutes les dépenses pour lesquelles vous ne avez pas reçus, tels que le kilométrage de l'automobile et les frais accessoires comme les journaux et des rafraîchissements achetés à partir de machines distributrices hôtel.
Si vous créez votre propre rapport sans un modèle fourni par l'entreprise, utiliser un tableur informatique. Créer un modèle et copiez-le dans une nouvelle feuille de calcul pour chaque nouveau rapport que vous préparez. Chaque tête de feuille doit noter votre nom, le nom et le code département, et la période couverte par le rapport. En dessous de cette information, votre modèle doit avoir au moins cinq colonnes, Date dirigé, bénéficiaire, l'objet ou la description, et le montant. Selon la politique de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin d'ajouter des colonnes supplémentaires pour des informations telles que les codes comptables, participants à la réunion, et ainsi de suite.
Liste de vos dépenses sur votre feuille dans l'ordre de date à l'aide de vos recettes et la liste en tant que sources. Préparer un rapport par période - si hebdomadaire, bi-mensuelle, mensuelle ou autre, généralement spécifié dans la politique de votre entreprise. Si vous avez plusieurs recettes pour une seule journée, il est utile de les regrouper par type de dépense, comme les frais de repas et les frais de stationnement.
Si vous recevez une allocation forfaitaire pour toute fin, y pénétrer sur sa propre ligne au bas du rapport, après que les dépenses acquittées.
Si vous êtes remboursé pour le kilométrage que vous mettez sur votre véhicule personnel, vous devriez garder un journal de l'automobile et de transférer le kilométrage à votre rapport de dépenses sur une base quotidienne ou hebdomadaire, conformément à la politique de l'entreprise. Entrez kilométrage sur sa propre ligne comme un élément distinct des charges. Entrez les mots "Auto personnelles Kilométrage" dans la colonne du bénéficiaire, le miles et des taux par mile dans la colonne Description (c.-à- "275 miles @ 58 cents / mile"), Et le montant à être remboursé dans la colonne Montant. Notez que chaque employeur a son propre taux de remboursement de kilométrage.
Lorsque toutes les dépenses sont inscrites, totalisera comme le dernier élément de la colonne du montant. Si vous avez reçu une avance de fonds pour couvrir les dépenses, soustraire ce montant de vos dépenses totales. Ceci est le montant à rembourser à vous.
Différents employeurs ont des politiques différentes sur la façon de soumettre les reçus. Le vôtre peut exiger que vous soumettez les reçus originaux, ou que vous soumettez scans ou des photocopies. Vous pouvez avoir besoin de faire des recoupements entre eux de sorte qu'il est plus facile pour la personne qui manipule votre remboursement de faire correspondre les dépenses avec accusé de réception. Si vous soumettez une demande de remboursement de kilométrage, vous devez également soumettre une copie de votre journal de l'automobile pour la période.
Proposez votre rapport de dépense dans la forme, et accompagné par les recettes, conformément à la politique de votre employeur. Soumettre uniquement la feuille de calcul contenant les dépenses de la semaine en cours, pas le fichier de feuille de calcul entière avec le modèle vierge et plusieurs semaines de dépenses.