Comment préparer les factures commerciales

Créer un formulaire normalisé

• Créer un modèle de facture commerciale qui comprend des catégories pour toutes les informations pertinentes. Le formulaire à remplir devrait inclure l'en-tête ou le logo de votre entreprise et les informations de contact, y compris les numéros de téléphone et de télécopie et le courrier électronique et de site Web. Inclure les taches à remplir la date de commande et la date de la facture, le nom ou le numéro de code d'un vendeur et le numéro de licence ou de la taxe ID de votre entrepreneur, le cas échéant. Créer des colonnes qui vous permettent de remplir les quantités, les descriptions et les prix des articles vendus et une ligne pour ajouter la taxe de vente et calculer un total. Laisser un espace pour les notes.

Être Spécifique

• Lorsque détailler les services ou les articles vendus, être précis. Inclure les références, les codes de référence ou des descriptions qui font qu'il est clair pour vous et votre acheteur ce que la facture est le référencement. Décomposer le travail horaire, et inclure des descriptions des services fournis. Cela vous aide à suivre les stocks et le travail produit et permet au client de voir une liste détaillée de ce qu'il est en cours de charge pour. Dans le cas d'un litige, la facture peut dissiper les malentendus et de vous aider à éviter les retards de paiement. Si un numéro de commande ou un code d'autorisation de l'acheteur a été impliqué dans la transaction, inclure cette ainsi.

Aller En Ligne

• Créer une version électronique de votre facture commerciale pour rendre les processus de facturation plus rapide et plus efficace. Les factures qui sont générés et envoyés par courrier électronique par voie électronique peuvent également être suivis efficacement, surtout si vous demandez un "lire la réception" à suivre lorsque le destinataire a reçu et a ouvert le document. Cela évite les éventuelles réclamations de la facture se perdre dans le courrier. Si vous émettez des factures papier, inclure une enveloppe pré-affranchie à encourager le paiement rapide.

Fournir des options de paiement

• Remarque sur la facture lorsque le paiement est dû, et la liste des pénalités ou des frais pour les paiements en retard. Inclure les directives pour la façon dont la facture peut être payé, comme des options en ligne, chèque d'entreprise, chèque de banque, mandat ou carte de crédit professionnelle. Fournir le numéro direct à votre service comptable dans le cas où un client veut faire un paiement sous la forme d'un virement bancaire ou carte de débit par téléphone.