Plus d'entreprises envoient leurs factures par courrier électronique, économisant le temps et votre argent. La société n'a pas à prendre le temps d'imprimer les factures, économisant ainsi de l'argent sur papier et enveloppes. En outre, l'entreprise n'a pas à payer quelqu'un pour farcir les factures dans des enveloppes ou de payer pour les frais de port pour l'obtenir pour le client.
Créer la facture. Choisissez un programme de logiciels populaires comme Microsoft Word. De cette façon, vous pouvez être assuré que vos clients seront en mesure d'ouvrir la facture vous envoyez en pièce jointe. Vous pouvez également utiliser le logiciel de facturation personnalisée, aussi longtemps que vous pouvez enregistrer votre travail en tant que fichier .pdf. Inclure la date que vous avez créé la facture, la date le client a acheté les biens / services, un numéro de facture, le nom et les coordonnées de votre entreprise, le nom et les coordonnées de votre client, une description des biens / services achetés, un ventilation des coûts pour chaque article, le montant des biens / services achetés, un sous-total, les taxes, le transport maritime, les autres charges, le montant total de la facture, et quand le paiement est dû.
Créez le email. Si vous avez beaucoup de factures à envoyer, vous pouvez créer un corps générique pour chaque e-mail, puis le personnaliser pour les clients, en fonction de ce qu'ils ont acheté. Assurez-vous d'inclure votre nom, titre, nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone et l'adresse courriel de retour.
Fixez la facture ou de copier et coller dans le corps de l'email. Tant que la facture ne contient pas beaucoup de graphiques, vous devriez être en mesure de le joindre à l'e-mail. Soyez conscient que certaines entreprises rebondissent fichiers avec pièces jointes et les marquer comme spam. Donc, assurez-vous d'envoyer un courriel de suivi, cherchant à confirmer que votre client a reçu la facture. Si il n'a pas, de copier et coller le contenu dans le corps de votre email. Vous risquez de perdre une partie de votre mise en forme, mais au moins l'information principale allez y arriver, vous permettant d'être payé.
Envoyer l'e-mail. Trouver l'adresse e-mail spécifique de la personne qui gère les comptes à payer à la société que vous facturez. Aussi, assurez-vous que vous savez si les copies doivent être envoyés à d'autres personnes afin d'accélérer le paiement. Puis envoyez-le à tous les destinataires nécessaires.