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Comment faire une base de données à partir de Microsoft Outlook

Outlook est une crèche de renseignements personnels fournis par Microsoft dans le cadre du logiciel Office Suite. Ce programme pratique a de nombreuses facettes. Il assure la communication électronique, un calendrier et un gestionnaire de tâches. Une des fonctions les plus vitales fournies par Outlook est la capacité de gérer une base de données de contact. Cela fonctionne comme un annuaire électronique avec des capacités de messagerie. Outlook peut être utilisé comme une application autonome ou conjointement avec un autre logiciel dans l'emballage Office. Démarrage d'une base de données en utilisant Outlook est un processus simple qui vous aidera à rester organisé et gagner du temps.


Sommaire




Mettre en place la base de données

  1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.

  2. Cliquer sur "Fichier" dans la partie supérieure de l'écran. Déplacez le pointeur vers le bas pour "Nouveau, puis cliquez sur "Contactez." Cela va ouvrir un formulaire de contact vierge.

  3. Remplissez les informations sur le formulaire de contact. Pour entrer plusieurs entrées pour un champ, tels que deux numéros de téléphone, utilisez la flèche vers le bas à côté du champ. Cela va ajouter une deuxième ligne. Pour les adresses de diffusion multiples, définir une valeur par défaut pour le publipostage en cochant la "Ceci est l'adresse postale" cochez la case à côté de l'entrée appropriée.

  4. Nom du contact en entrant des données dans le "DisplayAs" boîte. Les messages envoyés à ce client seront lister ce nom dans la "Pour:" section. Par exemple, si vous remplissez un formulaire de contact pour FlowersRUs, cela peut être le nom de l'entreprise, mais vous voulez peut messages adressés à John, le directeur. Le nom de John irait dans le "DisplayAs" boîte.

  5. Sélectionnez le "Ajouter" bouton au bas de la forme après chaque contact pour le sauver.

  6. Double-cliquez sur le nom du contact, sur le côté gauche de l'écran Outlook, pour modifier les informations.

Créer un contact à partir de E-mail

  1. Ouvrir un message e-mail.

  2. droit; cliquez sur le nom de l'expéditeur, le menu des options ouvrira.

  3. Cliquez sur le "Ajouter aux contacts" option qui apparaît dans le menu à côté de votre curseur.

Créer des groupes de base de données

  1. Créez un dossier de groupe. Cliquer sur "Fichier" en haut de l'écran, puis sélectionnez "Nouveau" et "Dossier."

  2. Attribuez un nom au dossier dans la boîte qui apparaît.

  3. Sélectionner "Contacts Articles" Contenu du dossier de la boîte. Cliquez sur la flèche à côté de Contenu du dossier pour ouvrir la liste et mettre en évidence éléments contact.

  4. Déterminer où vous voulez stocker le dossier. Cliquez sur l'emplacement sur votre disque dur, puis le "Ok" bouton pour l'enregistrer.

  5. Glissez et déposez les contacts individuels vers le nouveau dossier.

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