Création d'étiquettes d'impression à l'aide de données exportées à partir de Microsoft Excel nécessitera un publipostage à effectuer avec Microsoft Word. Un publipostage crée une feuille d'étiquettes de publipostage à l'aide des données stockées dans les champs sur une feuille de calcul Excel. Pour atteindre les résultats souhaités, les données des feuilles de calcul doivent être bien préparés et ensuite Word doit être utilisé pour configurer, organiser et imprimer les étiquettes.
Préparer les données sur la feuille de calcul Excel pour le publipostage en utilisant les en-têtes de colonnes clairement identifiables. En haut de chaque colonne qui contient des données, il devrait y avoir moins typé en ce que explique la nature des données contenues dans cette colonne. Ceci est appelé la tête de colonne. Des exemples comprennent "Prénom," "Nom De Famille," "Adresse De Rue" et "Ville". Ne pas utiliser des noms ambigus comme "La colonne 1 de données."
Assurez-vous que une colonne séparée est utilisée pour chaque élément qui sera exportée dans le publipostage. Ne pas combiner des éléments tels que l'adresse de la rue, ville, état et code postal dans la même colonne. Enregistrez et fermez la feuille de calcul.
Ouvrez Microsoft Word. Cliquez sur le "Démarrer publipostage" option dans le "Démarrer publipostage" groupe de programmes, situé sur l'onglet mailings.
Cliquez "Étiquettes." Choisir la "Imprimantes à alimentation continue" option ou le "imprimantes Page" option, puis spécifiez le bac à utiliser. Sélectionnez les informations étiquette de fournisseur à partir du menu déroulant, puis sélectionnez le numéro de produit de l'étiquette qui doit être mentionnée sur l'emballage ou à l'arrière de chaque feuille d'étiquettes étiquette. Cliquez "D'ACCORD." Word crée un document avec la disposition de la feuille d'étiquettes divisé par des lignes de la grille.
Cliquez sur le bouton Microsoft Office (le bouton circulaire portant le logo de Microsoft Office), puis cliquez sur "Options Word." Cliquez "Avancée." Faites défiler jusqu'à la "Général" section et cliquez sur la case à côté "Confirmer la conversion de format de fichier sur l'open" de placer un chèque en elle. Cliquez "D'ACCORD."
Cliquez sur le "Sélectionner les destinataires" option dans le "Démarrer publipostage" groupe de programmes, situé sur l'onglet mailings. Cliquez "Utilisez liste existante."
Localisez le fichier de feuille de calcul Excel en utilisant la "Sélectionnez la source de données" fenêtre de dialogue. Cliquez "Microsoft Excel Worksheets via un DDE (* .xls)" option dans le menu déroulant, puis cliquez sur "D'ACCORD."
Sélectionnez la plage de cellules ou d'un tableur à partir de la fenêtre de dialogue Microsoft Office Excel sous la "Nom ou plage de cellules" texte. Cliquez "D'ACCORD." Les étiquettes sont maintenant connectés aux données des feuilles de calcul Excel.
Cliquez sur le "Modifier la liste des destinataires" option dans le "Démarrer publipostage" groupe de programmes, situé sur l'onglet mailings.
Utilisez le "Récipiendaires Fusion et publipostage" fenêtre de dialogue pour sélectionner les dossiers individuels en cochant la case à côté de chaque enregistrement que vous souhaitez inclure ou décochant la case pour tous les dossiers que vous souhaitez exclure. Cliquez sur le titre de chaque colonne pour changer l'ordre de tri entre alphabétique et inverser-ordre alphabétique. Changer l'ordre de tri en cliquant sur le "Genre" bouton sous la "Affiner liste des destinataires", Puis en sélectionnant votre ordre de tri de la "Trier les enregistrements" dans l'onglet "Filtrer et trier" fenêtre de dialogue.
Filtrer les enregistrements en cliquant "Filtre" sur "Affiner la liste des destinataires" onglet. Utilisez le "Filtrer et trier" boîte de dialogue sur la "Filtrer les enregistrements" onglet pour trier les dossiers par nom, pays, région, ville, code postal, etc.
Remplissez les étiquettes avec des espaces réservés qui indiquent où les données d'un tableur seront apposés sur l'étiquette. Chaque espace réservé correspond aux données dans chaque colonne et est enfermé dans chevrons. Par exemple, si l'en-tête de colonne pour une colonne de données de tableur est "Adresse De Rue" l'espace réservé qui devrait être mis sur l'étiquette à l'endroit où vous voulez l'adresse de la rue à apparaître sera lu ""Adresse De Rue"". Pour insérer un espace réservé, utilisez les icônes dans le "Écrire et Insérer des champs" groupe sur l'onglet Publipostage de choisir un type d'espace réservé, définir les options d'espace réservé dans la boîte de dialogue pop-up et cliquez "OK" à insérer.
Cliquez sur le "Mettez à jour les étiquettes" icône dans la "Écrire et Insérer des champs" groupe sur l'onglet Publipostage pour répliquer les espaces réservés à partir de la première étiquette à tous les autres étiquettes sur la page.
Cliquez "Aperçu des résultats" dans l'onglet Publipostage pour prévisualiser le publipostage. Cliquez sur le "Terminer et fusionner" icône sur l'onglet Publipostage pour exporter les données de la feuille de calcul Excel dans Microsoft Word. Cliquez "Fichier" et choisissez "Imprimer" à imprimer les étiquettes.