Microsoft Word a une fonction de publipostage qui relie un document Word avec les informations stockées dans un fichier de données, appelé une source de données. La source de données peut être une base de données. Avant la fusion, vous pouvez créer et gérer une base de données dans Word. La base de données est enregistrée dans un fichier de base de données Access dans Word.
Principale disposition du document
Ouvrez un document Word vierge.
Sur Mailings onglet, cliquez sur Démarrer publipostage et sélectionnez Directory. Un Annuaire type de document raconte Word pour créer une liste et utiliser des champs à partir d'une source de données, comme une base de données.
Personnalisez Base de données champs
Cliquez Sélectionner les destinataires et sélectionnez Tapez une nouvelle liste pour ouvrir la Nouvelle liste d'adresses boite de dialogue. Utilisez-le pour personnaliser les champs qui seront utilisés dans la base de données. Cliquez Personnaliser les colonnes. Le Personnalisez liste d'adresses boîte de dialogue apparaît.
- Pour supprimer les noms des champs, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Effacer et cliquez sur Oui pour supprimer le nom de domaine.
- Pour modifier les noms de champs, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Rebaptiser, la Renommer champ boîte de dialogue apparaît, changer le nom du champ et cliquez OK.
- Pour ajouter des noms de terrain supplémentaires, cliquez sur Ajouter, la Ajouter un champ boîte de dialogue apparaît, tapez un nouveau nom de domaine et cliquez OK.
- Pour modifier l'ordre des noms de champs, sélectionnez un nom de champ, puis cliquez sur Monter ou Descendre.
Cliquez OK lorsque vous avez terminé. Le Nouvelle liste d'adresses boîte de dialogue affiche les noms des champs personnalisés dans un tableau.
Entrez Base de données d'information
Tapez les données dans chaque champ. Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre. Cliquez Nouvelle Entrée pour passer à l'enregistrement suivant dans la base de données. Après avoir tapé le dernier enregistrement, ne cliquez pas Nouvelle Entrée pour passer à un nouveau record.
Vérifiez dans les dossiers et faire les changements
- Pour modifier un enregistrement, mettre en évidence les données et entrez les modifications.
- Pour rechercher un enregistrement, cliquez sur Trouver, la Trouver Entrée boîte de dialogue apparaît, saisissez le mot (s) de recherche et cliquez Trouver Suivant.
- Pour supprimer un dossier, cliquez sur le carré situé à gauche du premier champ, cliquez sur Supprimer l'entrée et cliquez sur Oui pour supprimer l'enregistrement.
Cliquez OK lorsque vous avez terminé.
Enregistrer la base de données et le document principal
Le Enregistrer liste d'adresses boîte de dialogue apparaît. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de base de données, tapez le nom de fichier et cliquez sur Sauvegarder.
Enregistrez le document principal, un répertoire vierge que les liens vers la base de données, dans le cas où vous décidez d'effectuer un publipostage tard. Fermez le document principal et Quittez Word.
Voir Base de données
Naviguez vers le fichier de base de données Access et ouvrez-le. Microsoft Access ouvre. Cliquez Office_Address_List sous le Tableaux le cap et la table de base de données qui a été créé dans Word affiche.
Retour à la base de données et Modifier les données
Ouvrez le document principal dans Word. Le Microsoft Word boîte de dialogue apparaît. Cliquez Oui de sorte que le document principal peut récupérer des informations à partir de la base de données. Sur Mailings onglet, cliquez sur Modifier la liste des destinataires. Le Publipostage Destinataires boîte de dialogue apparaît. Sous le titre de source de données, sélectionnez le nom du fichier de base de données. Cliquez Éditer et le Modifier source de données boîte de dialogue apparaît. Modifier les données. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK et cliquez sur Oui mettre à jour la base de données. Dans le Publipostage Destinataires boîte de dialogue, vous pouvez affiner les informations de base de données à l'aide Genre, Filtre, Trouver les doublons, Trouver destinataire et Valider les adresses options.
Cliquez OK lorsque vous avez terminé. Fermez le document principal. Cliquez Sauvegarder. Quittez Word.