Comment mener une réunion par téléconférence

Rappelez-vous qu'il ya une réunion

• 
  
  
  
  

  Tout comme toute réunion d'affaires, une téléconférence devrait commencer à l'heure, avec tous ceux qui ont dit qu'ils allaient assister effectivement à apparaître. Commencez par rappeler les participants de l'objet de la réunion. Demandez à chacun de se présenter, et les encourager à le faire chaque fois qu'ils parlent. Une fois la réunion débute, garder les gens concentrés sur les éléments de l'ordre du jour, sans égarer sur des sujets pertinents.

Engager personnes

• 
  
  
  
  

  Parler au téléphone, il est facile pour les participants de vérifier Facebook ou par courriel ou autrement abandonnent de la discussion. Lorsque vous effectuez la réunion, faire un effort supplémentaire pour garder tout le monde. Ne laissez personne dominer la conversation, y compris vous-même. Posez des questions individuellement plutôt que "Est-ce que tout le monde est d'accord?" ce qui peut conduire à un bavardage de réponses simultanées. Si les gens ne tentent de parler en même temps, il est à vous de décider qui parle le premier.

Muet et Hold

• 
  
  
  
  

  Si quelqu'un met son téléphone en attente, tout le monde va entendre la musique d'attente ou informercial. Rappeler à tous de cela, et de décourager d'aller en attente sauf si elle est essentielle. Vous pouvez également les participants à utiliser le bouton de sourdine quand ils ne parlent pas, de sorte que personne ne doit entendre d'autres bruits de leur bureau. CIO Magazine dit, cependant, que de ne pas utiliser le bouton de sourdine rend plus facile pour les gens à répondre instantanément. Il est à vous qui approche fonctionne mieux.

Garder La Trace

• Comme vous travaillez à travers l'ordre du jour, prendre des notes - points importants, les décisions de la majorité, les problèmes de quelqu'un élevé. Ne pas essayer de rédiger minutes, cependant. Coordination de la réunion est un gros travail, donc si vous voulez un dossier détaillé, assigner la minute de maintien à quelqu'un d'autre. À la fin de la réunion, résumer les principaux plats à emporter, de sorte que tout le monde sait ce qui se passe à côté. Cela donne aussi quiconque est en désaccord avec votre interprétation une chance de le dire.

Passez en revue votre performance

• Après la réunion se termine, jetez un oeil à l'ordre du jour. Voyez combien de l'ordre du jour que vous avez réellement couvert. Si vous êtes tombé à court, il peut être plus que vous pressé sur l'ordre du jour que vous pourriez aller au-dessus ou que vous ne l'avez pas garder tout le monde sur la bonne voie. Parlez aux autres participants sur ce qu'ils pensaient et comment il aurait pu faire mieux. Chaque réunion infructueuse détient des leçons sur la façon de faire mieux la prochaine fois.