Une proposition technique est l'une des tâches les plus importantes dans les affaires ou la rédaction technique. Une proposition bien écrit peut sécuriser votre organisation un nouveau client de vente, un grand projet ou accorder des fonds pour la recherche ou d'autres activités. Pour de nombreuses organisations, les propositions techniques efficaces sont essentiels à leur succès continu.
Étudier la demande de proposition, ou RFP, en étroite collaboration. De nombreuses organisations envoient des demandes de propositions quand ils veulent des propositions pour un produit ou service. DP contiennent des lignes directrices sur ce que les propositions devraient couvrir, ainsi que quand et à qui ils doivent être présentés. Une bonne proposition ne devrait pas déroger aux lignes directrices énoncées dans la DDP. Malheureusement, certains appels d'offres peuvent être vagues, offrant peu d'indications. Cela est particulièrement problématique lorsque vous essayez de développer des estimations de coûts dans votre proposition. Étape 4 offrira des suggestions pour faire face aux demandes de propositions vagues ou imprécises.
Planifiez votre proposition avant de l'écrire. Souvent, vous ne pouvez pas savoir davantage à propos de la source de client ou de fonds que ce qui est dans la DP. Faites vos devoirs et apprendre ce que vous pouvez au sujet de l'organisation et ses décideurs. Ensuite, passer un peu de temps de réflexion sur les besoins de l'organisation. Les propositions qui présentent peu ou pas de compréhension des besoins du client résultent souvent d'écrire trop vite sans prendre le temps de réfléchir sur le client.
Projet de votre proposition. Des variables telles que la taille et la portée du projet, ainsi que le client potentiel qui recevra votre proposition, permettra de déterminer la longueur et le format. Dans certaines situations, une proposition de note de service comme la plus courte est appropriée. D'autres situations, comme les grands projets ou propositions de subvention envoyées aux grandes organisations, vont appeler pour de plus longues propositions écrites comme un rapport technique officiel.
Inclure dans le corps de votre proposition un calendrier pour des biens ou des tâches livrables et une estimation des coûts. Suivez spécifications de la DP. Si la DP est vague, il ya un certain nombre de façons dont vous pouvez faire face à ce. Une suggestion est d'offrir à votre client potentiel un ensemble d'options parmi lesquelles choisir. Une alternative est de faire vos propres hypothèses et les spécifier dans la proposition. Troisièmement, vous pouvez communiquer avec le client potentiel et poser beaucoup de questions. De nombreux clients apprécieront ce, car il montre que vous vous souciez de ce projet.
Organiser la proposition de manière à attirer l'attention des lecteurs et de les concentrer sur les points clés. Commencez avec un résumé qui résume votre proposition. Développer sur les détails, y compris les coûts, dans le corps principal de la proposition. Terminez avec une conclusion qui met l'accent sur les avantages de choisir votre entreprise. Gardez résumés, des résumés et des conclusions concises et libres de jargon technique que possible afin qu'ils soient accessibles à tous les lecteurs, indépendamment de la connaissance technique. Concrétiser les détails techniques dans le corps de la proposition.
Éditer et formater votre proposition, en vous assurant qu'il est exempt d'erreurs et que le document est facile à lire. Insistez sur la façon dont votre projet servira les besoins du client. Considérez expliquant les qualifications du personnel clé pour le projet que vous proposez. Utilisez les listes (soit avec des puces ou des numéros) pour mettre en évidence les points clés. Utilisez des titres et sous-titres pour briser les gros blocs de texte.