Comment écrire une lettre de couverture d'appel d'offres

Définir le bon ton

• Votre relation avec le client potentiel, et parfois des instructions dans le kit de demande de propositions, détermine si la lettre devrait prendre sur un ton formel ou personnelle. Tant que vous êtes, des lettres personnalisées honnêtes et sincères dans lequel vous féliciter et remercier les clients sont souvent les plus efficaces. Par exemple, inclure des énoncés tels que "Je veux profiter de cette occasion pour vous remercier pour votre aide" et "votre aide et les conseils se sont avérés précieux" dans le corps de la lettre.

Format et style

• Utilisation de papier à lettres et un format de lettre d'affaires, diviser la lettre en trois sections: une introduction, un corps et un bref paragraphe de clôture. Utilisez une police serif, comme Garamond, la Géorgie ou Times New Roman, que beaucoup de gens trouvent serif plus facile à lire. Limitez votre lettre de motivation à pas plus d'une ou deux pages.

L'Ouverture

• Ouvrez la lettre d'accompagnement avec une brève déclaration d'ouverture pertinentes telles que "Ci-joint la proposition que je vous avais promis" ou "Je aimé parler avec vous à propos de votre projet de proposition." Suivez ce avec un paragraphe dans lequel vous communiquez compréhension complète en réaffirmant les exigences spécifiques de conduite la DP. Dites au lecteur de savoir si la proposition comprend toutes les pièces jointes, et si elle le fait, souligner brièvement le contenu, et terminer l'introduction en précisant le délai que le devis est valable.

Le Corps

• Inclure les informations requises, comme l'histoire, les qualifications ou des références que la DP peut appeler dans le corps de la lettre de votre entreprise. Concentrez-vous le reste de la lettre sur le traitement jusqu'à quatre besoins des clients clés. Par exemple, utiliser des puces pour résumer comment votre produit ou service sera de répondre aux besoins les plus importants du client. Ensuite, développez sur chaque point de la balle dans les paragraphes restants.

L'Fermer

• Dans le paragraphe de conclusion, être sûr de fournir des informations complètes sur la personne de point de contact, y compris le nom, titre, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse e-mail. Inclure une "étape suivante" ou appeler à l'action, comme "Je vous contacterai plus tard cette semaine pour répondre à toutes les questions que vous pouvez avoir" ou "Je vous appellerai la semaine prochaine pour discuter de cette proposition" Terminer avec une expression polie et votre nom et le titre.