Entreprises et organisations utilisent souvent des invitations à soumissionner pour obtenir des services, mais certains services complexes nécessitent le détail supplémentaire offerte par une demande de propositions (DP). Une demande de propositions peut être utilisée pour se procurer des services tels que les mises à niveau technologiques, le transport et la distribution, de la maintenance des systèmes de gestion de données, ou des consultants professionnels tels que les graphistes et architectes. Une demande de propositions fournit les informations d'une organisation doit évaluer les compétences des auteurs, l'expérience, les références et l'expérience passée fournir des services semblables. Une DP permet de descriptions détaillées des besoins, les objectifs et le processus de soumission et d'attribution.
Ecrire une introduction qui donne un aperçu de l'entreprise ou de l'organisation et un résumé de la demande de propositions, y compris une brève description du projet, article ou un service pour lequel vous demandez des propositions. Inclure un bref résumé des sections incluses dans la DP et insérer des instructions pour lire chaque section avant de répondre à la demande de propositions.
Inclure une section pour les informations de contact et des instructions pour les demandes d'assistance acceptables. Inclure des informations sur des ateliers ou des réunions prévues pour aider au développement de la proposition. Inclure des informations sur les formulaires requis et comment ils peuvent être consultés.
Écrire un calendrier pour le processus de demande de propositions, y compris les dates pour la libération de la DP, date limite de soumission proposition, l'examen et la période d'évaluation, les notifications et l'annonce de la sentence. Inclure une date à laquelle la demande de propositions peut être retirée en raison de la réponse insuffisante et fournir des informations sur le moment où l'appel d'offres pourrait être à nouveau libéré.
Énoncer les objectifs de la DP. Inclure les descriptions détaillées du service, un projet ou un objet pour lequel votre organisation va se contracter. Expliquer la pertinence de la demande à votre organisation. Indiquer clairement le livrable-une description détaillée final requis de ce que le répondeur doit avoir fourni à la conclusion du contrat. Inclure, le cas échéant, les spécificités des services complexes tels que les mises à niveau technologiques, les délais, plusieurs dates de livraison ou les périodes de service et des exigences quantitatives.
Décrire les termes et conditions du contrat pour la livraison des services, comme si sous-traitance est autorisée, les exigences au cours de la période de travail, l'accès aux dossiers et à la confidentialité des rapports. Inclure des informations sur les conséquences de l'échec de livrer les services contractuels et des informations sur la signature des contrats nécessaires.
Fournir une gamme pour le coût total et le détail des dépenses admissibles peuvent inclure les intervenants. Décrire les exigences pour la préparation d'un budget et la documentation requise, tels que devis écrits et preuve de caution, l'assurance et la capacité financière ou de capacité.
Détail du format requis, la forme et les pièces jointes pour la soumission de demande de propositions. Liste documentation nécessaire tels que les licences d'affaires. Inclure les instructions pour soumettre les propositions, comme une adresse postale, si remise en main propre est autorisé, exemplaires et l'emballage des matériaux.
Détail de la méthode d'évaluation utilisée pour sélectionner les propositions. Fournir des informations sur les évaluateurs et leur expérience. Si un système de points est utilisé, fournir des informations détaillées sur la façon dont les points sont gagnés pour chaque segment de la proposition ou pour d'autres considérations, comme l'expérience ou les coûts proposés.
Expliquer comment notification est faite, par exemple sur un site Web, par courriel ou par le service postal. Inclure des informations sur la façon dont la proposition gagnante est annoncée et la quantité d'informations rendues publiques à partir de la proposition gagnante. Inclure des instructions pour faire appel de la décision, le cas échéant.