Comment se préparer à un audit externe

Revue de contrôle

1. Assurer toutes les vérifications internes prévue pour votre région ont été achevés et que vous avez corrigé les faiblesses de contrôle (comme le manque de rapprochements ou de non-conformité à la réglementation).

2. les activités de contrôle de l'avis et la documentation connexe (pour les journaux d'entrée exemple de voûte, les rapprochements, les dossiers des activités de surveillance des appels et des draps de l'inventaire) afin d'assurer qu'elle est complète et déposé logiquement. Ne pas créer de la documentation de contrôle si elle existe pas, car cela est considéré comme une fraude.

3. Rencontre avec les employés clés et de discuter de l'état de l'environnement de contrôle ou de demander aux auditeurs internes ou le personnel d'assurance de la qualité pour effectuer un examen rapide. Préparer un journal des faiblesses de contrôle et de documenter vos plans d'assainissement avec une date ferme pour la mise en œuvre de ces plans. Ce document peut être partagé avec les vérificateurs externes afin de démontrer que vous êtes proactif dans l'identification et la fixation des faiblesses de contrôle.

4. Examiner les manuels de politiques et de procédures et de documents officiels tels que des lettres bancaires, et de les mettre à jour si nécessaire, puis les mettre à disposition le personnel nécessaire.

5. Passez en revue les documents de formation et des manuels de logiciels, garantissant une information à jour est disponible. Shred versions périmées.

Ménagère

1. Enlevez la vieille paperasse des zones opérationnelles ou de déposer tous les documents. Des imprimés d'ordinateur, des cartons vides et de la paperasserie unfiled peuvent encombrer les zones de travail, ce qui rend le look d'affaires inefficace et désorganisé. Old documentation invite également afin scrutiny- moins que la paperasserie est une partie nécessaire de votre entreprise, déchiqueter.

2. Demandez aux employés de conserver des espaces libres de tout encombrement de travail et vérifier que les voies et les espaces entre les pupitres sont exempts de risques de trébuchement.

3. Préparer une salle de conférence ou de bureaux pour les auditeurs de travailler en en incluant les téléphones, les connexions Internet, des imprimantes et des points électriques pour les ordinateurs. Fournir les fournitures de bureau, tels que le papier de copie, agrafeuses et des trombones, ainsi que d'autres articles les vérificateurs externes le demandent.

Formation

1. Informer le personnel que les vérificateurs externes sont à venir et fournir les dates de vérification, le nombre de vérificateurs impliqués et les domaines qui seront examinés.

2. Instruire les employés à être poli, répondre complètement et véridiquement aux questions et de fournir la documentation demandée aussi rapidement que possible.

3. Demandez aux employés de répondre seulement aux questions posées et non pas pour discuter de sujets interrogés. Également informer les employés qu'ils ne devraient pas se plaindre aux commissaires aux comptes sur les conditions de travail ou la gestion. Si les plaintes existent, instruire les employés pour les relancer avec la gestion des affaires avant la vérification.

4. Informer le personnel qu'ils peuvent rencontrer les vérificateurs externes dans les couloirs ou les salles de repos et que la conversation décontractée est acceptable et normal.