Souvent, dans les affaires, nous sommes tenus d'inclure une lettre de motivation qui accompagnera un rapport plus vaste qui pourrait être envoyée par courrier, la livraison spéciale ou même e-mail. Une lettre officielle de couverture a un but très précis et doit être rédigé de telle manière qu'il présente et décrit le contenu, réitérer le thème saillant du rapport, ainsi que les prochaines étapes ou indiquent les mesures à prendre.
Utilisez tête de l'entreprise fixe à composer la lettre de couverture d'un rapport par déférence pour l'importance du document, il accompagne. Même si l'utilisation du courriel stationnaire, le traiter comme une lettre de couverture de papier en incluant une image du logo de la société sur la page d'email.
Inclure la date du jour ainsi que les informations d'adresse, y compris nom et prénom, titre, nom de l'entreprise, la rue et l'adresse de la ville, le code postal. Utilisez la salutation "Cher" suivie par une salutation formelle tels que les abréviations M., Mme, ou Mme, si la personne est un étranger ou "Cher" avec le premier et / ou le nom du destinataire et si l'individu est connu.
Indiquer l'objet de la lettre dans le corps de lettre en utilisant les mots tels que "Cette lettre fournit (nom du rapport) pour votre commentaire ou un avis (ou quel que soit l'action souhaitée). Profitez de cette occasion pour résumer brièvement ce que le rapport est d'environ. Essayez de résumer l'objectif du rapport le plus succinctement possible - dans une ou deux phrases au maximum.
Notez la conclusion du rapport ici pendant pas loin de donner l'essentiel des conclusions du rapport. Vous voulez que le lecteur à lire le rapport réel et pas seulement la lettre d'accompagnement. La lettre de motivation doit aiguiser l'appétit du lecteur pour ce qui sera trouvé dans le rapport final.
Avoir une conclusion formelle ou section des prochaines étapes où vous dites ce que les actions souhaitées sont sur le destinataire. Voulez-vous les faire passer le document ou, signent le document ou de coordonner une réunion plus grande de présenter les résultats? Soyez très précis sur les prochaines étapes ainsi que le jour et la date si des mesures sensibles de temps est nécessaire.
Fin de la lettre de couverture avec une procédure formelle de signature comme Cordialement, tout dévoué, ou Cordialement. Inclure le nom et le titre de l'auteur de la lettre. Dressez la liste des noms d'autres personnes qui recevront le rapport et lettre de motivation dans une liste de cc.