Comment traiter une plainte d'un client

Instructions

1. Excuses à la clientèle et se référer spécifiquement à la plainte. Excusant montre que vous reconnaissez la plainte et êtes sincèrement désolé pour la question. Cela devrait être fait dans vos propres mots et avec compassion. Si vous donnez une réponse détaillée à la plainte d'un client, il montre aussi que vous avez mis la pensée dans la question et ne l'avez pas brossé la plainte comme trivial.

2. Reconnaître la plainte dès qu'il est reçu, si une plainte est faite en personne ou par courrier postal et électronique. Si il est en personne, écouter à la plainte de la personne sans interruption. Si il est par la poste ou par courriel, envoyer une réponse par lettre ou par courriel disant à la personne que vous avez reçu la plainte et serez en contact prochainement.

3. Expliquer au client ce que vous faites pour la rendre droite. Ne pas faire des excuses pour une erreur que votre entreprise a fait. Les clients ne se soucient pas comment cela est arrivé. Les clients ne se soucient de ce que vous allez faire pour le réparer. Si vous montrez que vous êtes prêt à régler un problème, vous êtes plus susceptible de les satisfaire et de continuer à faire affaire avec eux.

4. Dites-leur que les entreprises avenir est très important pour vous. Toujours fournir au client un moyen de vous joindre par téléphone ou avec votre adresse e-mail. Demandez leur avis sur la façon dont ils ont géré la plainte et inclure un certificat-cadeau pour demander une autre chance de faire des affaires avec eux. Suivi de votre e-mail ou par lettre. Demandez au client si elles ont été de retour dans le magasin et ce que l'expérience était.

5. Rédiger la plainte. Inclure quand vous avez reçu la plainte, comment la plainte a été traitée et tout le suivi de contacts que vous aviez avec le client. Inclure ce qui peut être fait pour éviter cette plainte à l'avenir. La plus d'informations vous pouvez inclure, mieux vous sera de gérer la plainte si cela se produit à nouveau.