Au cours d'une journée de travail chargée, il est facile pour des détails importants pour obtenir perdus ou oubliés. Attention archivage est impératif - surtout pendant les réunions d'affaires. Les minutes servent un compte rendu officiel de la réunion. Ils devraient décrire qui était présent lors de la réunion, ce qui a été discuté et ce qui a été décidé. Si soigneusement préparé, ils peuvent être une des méthodes les plus efficaces de garder tout le monde futures décisions d'affaires éclairées et sur la même page sur le passé, actuel et.
Notez la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Liste, par ordre d'ancienneté, toutes les personnes présentes.
Indiquez si le quorum est atteint, si nécessaire. Non chaque réunion nécessite un quorum, soit le nombre minimum de participants pour faire la réunion valide. Toutefois, si le quorum est nécessaire et présente, cela signifie que les décisions d'affaires prises lors de la réunion sont valides et exécutoires. Sans quorum, l'entreprise ne peut pas agir.
Décrire la procédure dans l'ordre chronologique. Commencez par noter lorsque la réunion a été rappelé à l'ordre et par qui.
Notez le nom de chaque personne qui commence un sujet et d'écrire les détails les plus importants au sujet de la discussion.
Notez les noms des personnes qui sont d'accord ou en désaccord avec ce qui est discuté et indiquer de manière concise la nature de l'accord ou de désaccord.
Terminez chaque section de la rencontre avec un résumé de la décision finale.
Continuer à répéter les étapes 5 à 7 jusqu'à ce que la réunion est terminée.
Rédigez un résumé de la réunion formelle basé sur vos notes. Utilisez tête de l'entreprise et envoyer la copie finale à chaque personne présente.