Étant assigné la tâche de prendre minutes lors d'une réunion est considérée par certains comme une tâche ingrate. Cependant, la maîtrise de l'art de prendre des minutes de réunions efficaces est non seulement utile pour les participants de comprendre les enjeux, de discussion et ont convenu de points d'action, mais il peut aussi aider les autres qui ne sont pas à la table dans leur prise de décision. Ne pas sous-estimer la puissance et l'efficacité d'apprendre à maîtriser cette compétence en écriture.
Commencez vos minutes de la réunion au sommet en écrivant le nom de la réunion, le lieu, la date et l'heure auxquelles il a été jugé.
Dressez la liste des participants invités qui sont présents par leur nom, le titre et le département qu'ils représentent avec les invités mais pas présente. Aussi la liste les noms des conférenciers invités ou présentateurs.
Créez un paragraphe pour chaque élément de l'ordre du jour et prendre des notes que la discussion se rapporte à ce sujet. Écrivez discussion clé et si possible essayer d'indiquer le nom de la personne associée à des points clés soulevés.
Après discussion sur le sujet, notez tout convenu prochaines étapes ou les décisions prises autour de ce point de l'ordre du jour pour inclure des actions recommandées par qui, date d'échéance, les personnes responsables ou service de mise en œuvre, etc. Ceci est la partie la plus critique de la prise de minutes processus, car tous les plans de la réunion d'action sera dérivée de cette section.
Pour des questions ou des points de discussion soulevées mais non résolues, les ajouter à une section distincte de vos pages minute marqué "Problèmes non résolus." Participants à la réunion peuvent voir ces plus tard et l'hôte de la réunion peuvent alors décider comment gérer meilleure résolution de ces articles.
À la fin du procès-verbal, notez les convenu prochaine date de la réunion, l'heure et l'emplacement ainsi que toute autre information qui est nécessaire pour que les participants savent en préparation pour la prochaine session.
Enfin, assurez-vous que tous les participants invités présents ou recevoir une copie du procès-verbal non. Il est une bonne règle de base pour essayer de distribuer les minutes dans les 24 à 48 heures après la réunion. De cette façon, si quelque chose est inexacte ou quelqu'un a été mal cité, elle peut être corrigée pendant qu'il est frais dans l'esprit de chacun des participants.