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Comment prendre rendus de réunions avec les règles de procédure Robert

Minutes sont un cadre juridique, compte rendu officiel des débats et des actions d'une réunion d'affaires. Son objectif est de décrire les actions, les étapes et les échéances et les résultats fiche de vote. Roberts Rules of Order, l'article 10, est un ensemble de procédures parlementaires à prendre minutes. Il est la norme de prise minutes de nombreuses entreprises adoptent. Il se compose d'une introduction informative, un corps et une fermeture écrite dans le style de paragraphe et les pièces jointes nécessaires.


Sommaire

Paragraphe d'introduction

  1. Ecrire une déclaration qui spécifie le type de réunion, comme une réunion régulière du conseil, une réunion annuelle des actionnaires ou membres ou d'une réunion spéciale. Il doit également inclure le nom et la date, le lieu et la fin de l'organisation et de l'heure de début de la réunion ..

  2. Préciser si le président de la compagnie ou le président et le secrétaire ont assisté à l'aide de leurs titres ou les noms donnés. Dressez la liste des noms des autres membres présents ou exiger des participants pour vous connecter. Inclure la feuille comme un attachement connexion.

  3. Vérifiez que les minutes de la dernière réunion ont été lus et approuvés ou corrigés. État si la fréquentation totale a été suffisant pour établir un quorum si une ou plusieurs motions nécessaires que le vote a lieu.

Corps Paragraphes

  1. Présenter chaque motion principale discuté à la réunion dans un paragraphe distinct. Enregistrez le libellé exact utilisé dans la motion. Nommer la personne qui présente la motion et inclure un enregistrement d'appel de rouleau préciser qui et comment chaque personne a voté.

  2. Dressez la liste des rapports de lecture lors de la réunion avec son titre et le nom du présentateur. Décrire nouvelles mesures prises ou recommandées. Inclure une copie d'un rapport écrit en pièce jointe ou un bref, résumé objectif d'un rapport oral.

  3. Enregistrer toutes les autres actions dans un bref paragraphe de synthèse. Cela comprend les affectations, les délais, des recommandations et des résolutions adoptées lors de la réunion

Paragraphe clôture

  1. Indiquer le moment où la séance est levée.

  2. Inscrivez les minutes en utilisant votre nom et le titre

  3. Ajouter une référence si les minutes incluses pièces jointes séparées.




Conseils & Avertissements








  • Ecrire minutes de réunion en utilisant langage clair et objectif. Par exemple, dire "la motion a été adoptée après un débat" au lieu de "les membres ont fait valoir pendant deux heures avant d'approuver la motion."
  • Procès-verbal ne devraient jamais refléter une opinion ou tirer une conclusion.
  • Réunion minutes ne devrait enregistrer ce qui a été fait lors d'une réunion, pas ce que dit les participants.
  • Minutes de réunion à l'aide d'exemples Roberts Rules of Order sont disponibles sur plusieurs sites Web.

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