Procès-verbal des réunions du conseil sont des documents juridiques et la disposition du public, les rendant dossiers importants pour une entreprise ou un autre type d'organisation. Le plus formelle, ils sont, plus il est important qu'ils soient approuvés par le conseil d'administration avant qu'ils ne soient diffusés. Utilisation de quelques meilleures pratiques simples pour l'enregistrement et l'approbation de minutes vous aidera à rationaliser ce processus et de réduire la paperasserie.
Revoir le processus d'enregistrement minutes de réunion mandatés par l'organisation. Beaucoup suivent les règles de Robert de commandes, permettant le secrétaire d'enregistrement à utiliser et à suivre un modèle pour prendre des notes et de créer les dernières minutes. Demandez quand et si vous devez inclure les noms des membres du conseil d'administration faisant des commentaires ou poser des questions, ou si vous devez protéger leur vie privée. Par exemple, vous pourriez avoir besoin pour écrire, "Il a été discuté que notre concurrent, la société XYZ, utilisait la publicité trompeuse et la FTC devrait être contacté," plutôt que, "Bob Smith a déclaré qu'il croyait que notre concurrent, la société XYZ, utilisait la publicité trompeuse et la FTC devrait être contacté. Debbie Jones et Hank Johnson ont convenu."
Veillez à enregistrer les minutes précisément. Demandez aux membres du conseil d'administration d'arrêter de parler ou le président d'attendre avant de commencer une nouvelle discussion chaque fois que vous êtes en retard dans la prise de votre note. Demandez aux membres de répéter ou de clarifier toute information que vous ne trouvez pas clair. Membres du conseil d'administration mouvements répétés, se, y compris à la fois une motion originale et sa version finale modifiée, chaque fois qu'une motion est présentée. Pour ce faire, indépendamment du fait que la motion est appuyée et si elle passe. Notez les totaux de tous les votes, plutôt que de simplement en indiquant qu'un vote passé.
Envoyer les minutes au président du conseil d'administration, directeur exécutif ou du comité exécutif avant de les envoyer à la pension complète si cela est la procédure de votre organisation. Après avoir reçu l'approbation pour envoyer les minutes de la pension complète, envoyer le document à tous les membres du conseil d'administration, indépendamment de si oui ou non elle a assisté à la réunion et si oui ou non elle sera à la réunion au cours de laquelle les minutes seront approuvés. Envoyer les minutes assez tôt pour membres du conseil puissent les lire, poser des questions à leur sujet, les thèmes de recherche abordés et demander des éclaircissements.
Lors de la prochaine réunion du conseil d'administration qui constitue un quorum, avoir le président ou membre du conseil selon tourne la prochaine réunion pour présenter une motion pour le conseil d'approuver le procès-verbal. Le quorum est le nombre minimum de membres du conseil d'administration nécessaires pour prendre des mesures officielles. Attendez que la motion soit appuyée et ensuite ont le leader de réunion ouvrir le débat. Au cours de la discussion, exiger qu'une motion soit présentée, appuyée et adoptées si il ya des changements ou des corrections qui doivent être apportées aux minutes. Après la discussion, ou si il n'y a pas de discussion, ont le leader de réunion appeler la question, ou de prendre le vote d'approuver le procès-verbal.