Comment évaluer les politiques et procédures

Définir des stratégies

• Polices sont les protocoles écrits de votre entreprise pour savoir comment vous gérez différentes fonctions de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez avoir des politiques internes pour des choses comme tenue de travail, la fréquentation ou comment jours de vacances sont demandés. Vous pouvez aussi avoir des politiques externes pour des questions telles que l'achat ou de traitement des réclamations clients. Selon KCG Consulting Group, les politiques ouvrent la voie à la façon dont les procédures sont élaborées, réalisées et évaluées, et devraient être en ligne avec les objectifs stratégiques de l'organisation. Les politiques sont généralement désignées par un propriétaire, la haute direction, un conseil consultatif ou d'un conseil d'administration.

Revoir les politiques

• Examiner régulièrement les politiques afin d'assurer qu'elles sont complètes, complet et facile à comprendre. Utilisez commentaires des clients et du personnel dans le processus. Selon KCG, une politique doit être faite par écrit, avec un ensemble de directives individuelles pour chaque politique. Cela rend plus facile à comprendre et à revoir et changer si nécessaire. Par exemple, si les clients se plaignent régulièrement que vous ne disposez pas d'une politique de retour de consigne ou remboursement, ou si rédacteurs prétendent qu'il n'y a pas de processus équitable pour la façon dont les gens utilisent les congés personnels, il est utile d'ajouter des questions à votre programme de révision de la politique. Quand une politique ne fait plus de sens pratique ou ne sont plus applicables, vous pouvez mettre à jour ou l'éliminer.

Définir les procédures

• Les procédures sont les étapes ou les processus de votre entreprise utilise dans les activités commerciales quotidiennes. Par exemple, vous pouvez avoir une procédure pour la façon dont vous vous enregistrez en visiteurs, ouvrir ou fermer l'entreprise pour la journée ou nettoyer ou d'utiliser des machines. Ayant directives de procédure en place permet d'assurer votre entreprise fonctionne en toute sécurité et efficacement, en particulier dans les zones où les faux pas pourrait être dangereux ou coûteux. Par exemple, si vous ne disposez pas d'une procédure pour verrouiller vos portes d'affaires dans la nuit, vous pouvez ouvrir l'entreprise à vol potentiel ou de vandalisme. Selon KCG, les procédures doivent inclure des renseignements sur qui fait quoi, quand ils le font, dans quel ordre et pour quelle raison.

Procédures d'examen

• Activités qui ont plusieurs étapes, ou les étapes qui doivent être appliquées dans un ordre particulier, devraient avoir des directives de procédure. Si un élément de votre entreprise éprouve faux pas fréquentes, la procédure pour cette zone devrait être évaluée. Par exemple, si les clients se plaignent régulièrement des expéditions en retard, évaluer vos procédures pour la prise de commandes, remplir l'emballage et l'expédition de suivi. Cela vous aidera à identifier les domaines où des éclaircissements ou une meilleure définition est nécessaire. Revoir les procédures en demandant membres du personnel qui ne connaissent pas un processus de lire vos lignes directrices existantes et d'identifier les domaines qui ne font pas de sens ou qui sont difficiles à comprendre.