Faites une liste de toutes les fonctions de comptabilité votre entreprise possède ou est susceptible d'avoir dans un avenir proche. Ceux-ci seront normalement inclure les comptes créditeurs, les comptes, bancaires, d'investissement, les impôts, la gestion des débiteurs et des stocks gestion des immobilisations. Toutes les entreprises ont la nécessité de suivre la rentabilité. Si vous avez des investisseurs ou avoir un accord de partenariat, il peut y avoir la nécessité de suivre les conditions séparément pour investisseurs ou des partenaires spécifiques ainsi.
Dessinez une carte de processus montrant comment ces fonctions se rapportent les uns aux autres. Par exemple, vos comptes-payables et les fonctions des comptes-clients sont liés à votre système de gestion de trésorerie. Lorsque vous payez les fournisseurs, l'encours solde à payer diminue et votre solde de trésorerie diminue. La relation inverse qui est vrai des comptes receivable- lorsque vous recevez l'argent des clients, le solde des créances en circulation diminue tandis que votre solde de trésorerie augmente. Dans les deux cas, écritures comptables doivent être faits reflétant ces activités. Création d'une carte de processus vous aidera à visualiser le flux d'informations.
Déterminer où les principaux risques de vol ou de détournement mensonge. Ce sera différent pour chaque entreprise et de l'industrie. Les problèmes communs incluent faux fournisseurs mis en place par les employés et les frais imputés aux clients qui sont radiés et empoché par les employés. Vous pouvez obtenir l'aide d'un cabinet comptable extérieur dans cette étape.
Des contrôles internes efficaces mis en place pour protéger contre la perte, en accordant une attention particulière aux zones à problèmes que vous avez noté à l'étape précédente. Les commandes peuvent être réglées par la politique et les procédures, par les fonctionnalités du logiciel ou les deux. Une procédure interne commune ne permet pas un employé qui traite avec les comptes débiteurs à jamais équilibrer le compte courant. Une autre solution serait d'imposer des restrictions sévères sur la création de nouveaux dossiers de fournisseurs, et de disposer d'une procédure de vérification indépendante de l'existence de ces vendeurs nouvellement créées.
Créer des manuels de politiques et de procédures appropriées et assurez le personnel approprié sont formés. En outre, des audits internes et externes doivent être effectuées régulièrement. Les gestionnaires et les autres responsables des zones de problèmes potentiels mentionnés à l'étape 3 devrait effectuer régulièrement mini-audits lorsque les employés ne sont pas les attendent.