Personnalisez l'invitation si vous envoyez des lettres individuelles. Utilisez tête de l'entreprise ou de votre logo si vous envoyez des cartes pré-imprimées. Pour les invitations par email, afficher votre logo et vos liens de site Web. Répondre à chaque personne par son nom et avoir la correspondance provenir d'un fonctionnaire de haut rang société, avec signature.
Le plomb avec une phrase d'ouverture convaincante qui explique ce qui se passe et pourquoi la personne est invitée à y assister. Par exemple, "Votre expertise de l'industrie fait de vous un candidat idéal pour notre nouveau comité de direction. Je voudrais vous inviter à rencontrer et se mêler avec les personnes influentes de notre communauté d'affaires lors d'un déjeuner traiteur et la présentation."
Mention de l'exclusivité de la réunion, le sujet à discuter ou les résultats escomptés de la journée. Par exemple, "Nous avons invité seulement une douzaine de grands PDG locales de faire partie de cette table ronde. Notre objectif est de réfléchir à des recommandations favorables aux entreprises de livrer à la législature de l'Etat l'année prochaine sur les besoins uniques des entrepreneurs dans notre état. Nous voulons que votre voix soit entendue."
Remarque conférenciers invités, des repas ou des possibilités de réseautage qui pourraient faire appel à des professionnels occupés. Par exemple, "Nous allons entendre les candidats locaux en cours d'exécution pour le bureau et fournissons une période de Q&A. Nous allons également fournir un brunch café-bar et traiteur."
Inclure tous les détails pertinents de la réunion dans une section en surbrillance ou en gras de votre lettre qui se distingue par l'invité. Informations vitales telles que la date, l'heure et le lieu peut se perdre dans le corps d'une lettre. Mettre le tout dans une section pour référence facile.
Demander un RSVP à une date précise afin que vous puissiez planifier en conséquence. Donnez invités plusieurs façons de confirmer la présence, comme par e-mail, site web de l'entreprise, de bristol préimprimé ou un appel téléphonique.