Décidez qui aura l'autorité pour faire des achats pour le compte de la société. Mettre des limites sur le pouvoir d'achat et de déterminer qui approuvera les achats de plus de ces limites.
Rédiger des lignes directrices pour la sélection des fournisseurs. Déterminer comment le processus de soumission va travailler et combien de soumissions doit être obtenu pour chaque occasion. Expliquer à tous les critères que les acheteurs devraient utiliser pour évaluer les soumissions. Les critères peuvent inclure des prix, la qualité, l'assurance, la durée de fonctionnement des fournisseurs et plus encore.
Préciser les circonstances dans lesquelles les salariés peuvent conclure un contrat. Décrire le processus d'approbation du contrat et attribuer une autorité pour la signature du contrat. Fixer une limite maximale du contrat. Préciser à quelle fréquence régulière des contrats de service doit être évaluée.
Établissez des règles au sujet de l'acceptation de cadeaux et de repas des fournisseurs. Certaines entreprises permettent repas, mais pas de cadeaux, tandis que d'autres entreprises permettent cadeaux jusqu'à une certaine valeur du dollar. Certaines entreprises permettent cadeaux de groupe, mais pas les dons personnels et certains vendeurs interdire don entièrement.
Rédiger une politique de conflit d'intérêt. Certaines entreprises interdisent aux employés d'acheter auprès de fournisseurs en qui ils possèdent un intérêt: d'autres l'étendent l'interdiction aux sociétés dans lesquelles un ami proche ou un membre de la famille détient une participation. D'autres encore appliquent aucune restriction.
Établir des lignes directrices en matière de confidentialité. Préciser quels types d'informations sont considérées comme confidentielles et définir une période de temps pendant laquelle les salariés en possession de ces informations sont interdits de le relâcher.
Expliquez votre système de commande. Donner des instructions sur l'écriture et l'émission des ordres d'achat. Si votre système informatique vous permet de définir des niveaux de stock minimum et des achats d'alerte lorsque ces niveaux sont atteints, expliquer comment faire cela. Si vos entrepôts de marchandises commerciales en utilisant un codage à barres ou autre système informatique, fournir des instructions sur la modification des produits existants et en créer de nouveaux.
Documenter la politique que d'autres employés, comme le personnel de réception, seront utiliser pour faire des agents d'achat courant de disparus, endommagé ou expéditions incorrectes.