Comment mettre en place un système de bon de commande pour une petite entreprise

Décider sur vos objectifs

• Examiner pourquoi vous voulez mettre en place un système de commande. Vous pourriez avoir des problèmes avec les fournisseurs expédition des mauvais matériaux et des fournitures ou ne pas les livrer à temps. Vous pourriez avoir des fournisseurs qui ne vous expédier des articles sans pré-paiement si elles ne disposent pas d'un document d'achat écrite. Ou vous pourriez simplement vouloir éviter les fraudes ou d'erreurs.

Choisissez qui sera invovled

• Décider qui a besoin d'être impliqués dans la mise en place de votre système de commande. Commencez avec votre comptable ou un comptable, si vous en avez un. Examinez vos relevés bancaires et de carte de crédit pour voir qui fait le plus d'achats pendant un mois. Selon la taille de votre entreprise, y compris les membres de la direction et du personnel qui auront à utiliser le nouveau système. Si vous ne serez pas faire le travail vous-même, mettre une personne en charge du projet et de lui donner le pouvoir de désigner les tâches du projet à d'autres membres du personnel. Vous pourriez envisager de créer un petit comité pour gérer la tâche. Inclure un ou deux fournisseurs ou les fournisseurs qui seront invités à accepter vos ordres d'achat.

Définir des politiques

• Préciser les circonstances dans lesquelles les employés peuvent faire des achats et qui peuvent faire des achats. Cela permettra de limiter qui peut utiliser et de transmettre un ordre d'achat. Envisager la création d'une liste de fournisseurs agréés qui accepteront vos bons de commande de sorte que vous pouvez augmenter votre capacité à contrôler les coûts et la qualité. Cela élimine le problème d'avoir à passer les vérifications de crédit des fournisseurs fréquents en faisant des achats.

Développer vos formulaires

• Les ordres d'achat sont les formes qui deviennent le centre de votre système de commande. Créer des formulaires employés peuvent utiliser que vous, laissez un département comptable ou comptable facilement les ordres d'achat entrée dans un document financier pour référence ultérieure. Le formulaire doit inclure des éléments tels que les suivants:

• nom de votre entreprise, l'adresse et les coordonnées
• département demandant l'achat
• personne qui l'a approuvé
• élément acheté
• coût de l'article par unité
• nombre d'unités ordonné
• coût total sans la taxe
• Montant de la taxe
• montant total d'impôt
• le fournisseur
• numéro de commande
• Date demandé
• date de livraison

Votre forme devrait vous permettre d'exécuter des rapports par fournisseur, un département ou un objet pour trouver rapidement combien la société est de passer dans certains domaines. Chaque document doit avoir un numéro de commande pour référence lorsque vous contactez un vendeur ou fournisseur, ou vice versa.

Solliciter

• Une fois que vous avez créé la première ébauche de votre nouvelle commande d'achat, demander aux gens qui doivent utiliser pour leurs commentaires. Expliquez pourquoi vous instituant le système et fournir des exemples de la façon dont la comptabilité va utiliser le système. Demandez à vos vendeurs et les fournisseurs ce qu'ils pensent de votre formulaire, et si ils ont des ajouts qu'ils aimeraient vous faire.

Communiquer Le nouveau système

• Après avoir utilisé les recommandations et les commentaires que vous avez reçus pour créer votre commande et procédures pour l'utiliser achat final, communiquer les informations à tous ceux qui seront impliqués. Mettre l'information par écrit et envoyer une copie à chaque membre du personnel. Demandez-leur de signer un document attestant qu'ils ont reçu, lire et comprendre le document.