Le "bureau sans papier" ne peut jamais être à 100 pour cent réalisé. Malgré l'utilisation intensive de l'ordinateur, presque toutes les entreprises exigent encore des documents papier. Cela représente un défi lorsque les entreprises dépendent-informatiques ont besoin pour interfacer avec les données de formulaires papier. Le "conversion" des données physiques en systèmes virtuels peut être accompli par l'entrée manuelle de données, l'imagerie documentaire et la reconnaissance optique.
Définissez vos objectifs et besoins commerciaux. Déterminez si vous capturez les paiements des clients, le traitement des demandes ou l'archivage des documents internes. Déterminez si vous avez besoin d'enregistrer des images réelles des documents pour le stockage électronique, ou si vous avez simplement besoin de capturer les données à base de papier dans une base de données informatique. Faire ces déterminations vous aidera à décider quel système de traitement de données va mieux répondre à vos besoins.
solutions logicielles d'entreprise de recherche. Demandez logiciels et fournisseurs références d'entreprises qui font la saisie de données similaire à ce que vous avez l'intention de le faire. Demandez si vous pouvez visiter les sites de travail faisant le genre de conversion du papier à électronique que vous comptez faire. La meilleure façon de choisir un système est de le voir en action. Si vous êtes seulement la capture d'un petit volume de données à partir de formulaires, vous pouvez vous en sortir avec une personne en tapant les données dans un tableur Excel. Mais dans l'entreprise moderne, ce qui est probablement pas le cas. Vous aurez probablement besoin de trouver un système de logiciel, et peut-être même un nouveau matériel, si le document / capture d'image est une partie de votre plan.
Comparez les solutions logicielles que vous avez étudié, et en choisir une. Contactez le distributeur vendeur ou un logiciel pour commencer le processus d'achat du système et de l'avoir installé. La première étape, généralement connu sous le nom "découverte", Est lorsque le vendeur se rend à votre site pour déterminer vos besoins et la meilleure solution pour eux.
Rester engagés avec le vendeur lors de la découverte et de toute l'installation. Posez beaucoup de questions, et prendre possession du projet- encourager tous les employés qui effectueront des activités de capture de documents et de saisie de données à faire de même.
Testez complètement le système. Si il ya des bogues ou des lacunes dans la solution, il est préférable de les trouver alors que le vendeur est sur place. Cela rendra le dépannage et la résolution beaucoup plus rapide.